Welkom bij elektronisch factureren voor Sanofi

Veelgestelde vragen

Wat is Tungsten Network?

Tungsten Network is een wereldwijd netwerk voor elektronische facturering. Het platform voor e-facturering van Tungsten Network stelt leveranciers in staat om factuurgegevens in elke indeling rechtstreeks vanuit hun boekhoudsysteem te verzenden, de gegevens online in te voeren en de factuur online in het portaal in te dienen of zelfs eenvoudig een PO in een factuur om te zetten.

Bovendien laat de factuurstatusservice* leveranciers hun facturen volgen tijdens de belangrijkste verwerkingsstappen, van ontvangst tot betaling.
*In sommige landen kan de beschikbaarheid van de factuurstatusservice worden opgeschort in vergelijking met de e-factureringsservice.

Hoe werkt het?

De ‘any-to-any’-oplossing van Tungsten Network voorziet in alle vereisten voor data mapping, en verzekert dat alle facturen van leveranciers afgeleverd worden in een formaat dat vereist wordt door het crediteurensysteem van een klant.

Is facturering via Tungsten Network een vereiste om zaken te doen met Sanofi?

Sanofi faseert de verwerking van papieren facturen geleidelijk uit om te profiteren van de voordelen die elektronische facturering zowel ons als onze leveranciers biedt.

De mogelijkheid om elektronische facturen in te dienen zal een van de beoordelingscriteria zijn tijdens het aanbestedings- en leveranciersselectieproces.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van Tungsten Network?

• Veilige en gegarandeerde levering van facturen: Sanofi ontvangt de facturen binnen enkele uren, waardoor vertragingen of verliezen worden vermeden die soms optreden bij verzending van papieren documenten via de post.
• U kunt de status van uw factuur online controleren - van verzending tot betaling
• Kortere verwerkingstijden: omdat we facturen sneller ontvangen, kunnen we sneller beginnen met verwerken en zorgen voor een tijdige betaling.
• Directe validatie van facturen: Tungsten Network valideert de facturen en zorgt voor naleving van de wettelijke vereisten en beschikbaarheid van de gegevens die nodig zijn om de factureren in het Sanofi-systeem te integreren. Dit draagt bij aan een snellere verwerking en verkleint de kans op vertragingen als gevolg van ontbrekende informatie.
• Any-to-any gegevensindelingsstechnologie: Tungsten Network kan met bijna elke output van uw ERP-systeem werken en deze omzetten in de input die vereist is door het ERP-systeem van Sanofi. Hiervoor is geen extra software of hardware nodig.
• Meer transparantie bij de verwerking en beter cashflowbeheer dankzij 24/7 toegang en rapportage
• Naleving van btw-wetgeving: de systemen en processen van Tungsten Network zorgen voor naleving van de lokale regelgeving op het gebied van elektronische facturering, ongeacht waar facturen worden verzonden of ontvangen.
• Eenvoudig, voordelig en milieuvriendelijk: ondanks dat Tungsten Network in sommige situaties (volgens zijn prijsbeleid) kosten in rekening brengt, worden deze (ruim) gecompenseerd door de besparingen op het afdrukken, voorbereiden en versturen van facturen.

*In sommige landen kan de beschikbaarheid van de factuurstatusservice worden opgeschort in vergelijking met de e-factureringsservice.

Is het nodig om nieuwe software of hardware te installeren?

Tungsten Network is ‘web-based’, wat betekent dat u alleen een browser en internettoegang nodig hebt om toegang te krijgen tot het elektronische factureringsnetwerk.

Is elektronische facturering een vereiste voor nieuwe aanbieders en leveranciers?

De mogelijkheid om elektronische facturen in te dienen zal een van de beoordelingscriteria zijn tijdens het aanbestedings- en leveranciersselectieproces.

Heb ik deze service nodig, ook als ik al op tijd wordt betaald?

Door gebruik te maken van Tungsten Network, verzekert u zich ervan dat u betalingen op tijd blijft ontvangen. Bovendien profiteert u van een aantal andere voordelen, variërend van een veiligere levering van facturen tot meer inzicht in de levenscyclus van de factuur*.
*In sommige landen kan de beschikbaarheid van de factuurstatusservice worden opgeschort in vergelijking met de e-factureringsservice.

Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen?

Sanofi wil graag profiteren van de voordelen van elektronische facturering voor het bedrijf en onze leveranciers, en daarom is dit de gewenste facturatiemethode.
Zodra u facturen verstuurt via Tungsten Network, is het van belang dat u geen papieren facturen meer verstuurt.

Welke kosten zijn er verbonden aan de aanmelding bij Tungsten Network?

Tungsten Network biedt twee vormen van factuuraflevering: een geïntegreerde oplossing en een webformulier.

De geïntegreerde oplossing geeft leveranciers de mogelijkheid om hun factuurgegevens direct naar ons boekhoudingssysteem te verzenden (in elke gewenst bestandsformaat). Dit integreert uw huidige factureringssysteem met het elektronische factureringsnetwerk van Tungsten zodat gegevens zonder handmatige tussenkomst worden overgezet; deze oplossing brengt jaarlijks abonnementstarief met zich mee naast een betalingstoeslag wanneer u het aantal gratis facturen van deze oplossing overschrijdt.

Het webformulier geeft u de mogelijkheid om gegevens handmatig in te voeren op het beveiligde online formulier van Tungsten Network. Als u voor het webformulier kiest, dan hoeft u geen opstart- of lidmaatschapstarief te betalen om gebruik te maken van deze dienst. U zult een aantal gratis transacties ontvangen; als uw factureringsvereisten het aantal gratis transacties overschrijdt, dan kunt u er meer kopen. Raadpleeg het Optiedocument van Tungsten Network voor de huidige prijzen.

Wat valt er onder het abonnementstarief voor de geïntegreerde oplossing?

De lidmaatschapskosten omvatten de kosten die Tungsten Network moet maken om u op te nemen in het netwerk en de algemene kosten van het onderhouden van het netwerk. De lidmaatschapskosten zijn jaarlijkse kosten, ongeacht het aantal klanten waaraan u via het netwerk factureert, en omvat een aantal gratis transacties.

Waarom betaalt Sanofi deze tarieven niet?

Sanofi en leveranciers betalen een toeslag om gebruik te maken van Tungsten Network omdat zij hier beide hun voordeel uit halen. De overstap op elektronische facturering zal voor leveranciers tot besparingen leiden door uw processen te stroomlijnen en de tijd tot betaling van uw facturen significant te reduceren.

Wij zijn ervan overtuigd dat deze kosten nauw overeenkomen met de kosten voor het versturen van papieren facturen, en dat u deze kosten ook voor een deel weer terug zult zien omdat u niet langer meer achter de betaling van facturen aan hoeft te gaan of problemen met facturen hoeft op te lossen.

Zal Sanofi betalingen doen via Tungsten Network?

Tungsten Network is geen betaalplatform. Sanofi zal leveranciers blijven betalen via de huidige betaalmethode.

Ben ik verplicht om een overeenkomst met Tungsten Network aan te gaan?

Ja, ongeacht de oplossing die u kiest, moet u de algemene voorwaarden van Tungsten Network accepteren.

Is de noodzaak van elektronische facturering van toepassing op heel Sanofi?

Het is de bedoeling dat elektronische facturering via Tungsten Network in de meeste Europese landen wordt geïmplementeerd.

Met wie kan ik binnen Sanofi contact opnemen?

De implementatie van e-facturering wordt namens Sanofi beheerd door Tungsten Network, dat ook het eerste aanspreekpunt zal zijn voor vragen.

Tungsten Network is bereikbaar via de helpdesk van Tungsten Network

Wat moet ik doen indien ik geen systeem heb dat elektronische facturen kan aanmaken?

Tungsten Network kan vele soorten gegevensinvoer verwerken. Neem daarom contact op met Tungsten om de beste oplossing voor uw bedrijf te vinden, ook rekening houdend met de mogelijkheden van uw systeem.

Als u facturen handmatig indient (Word, Excel, enz.), kunt u via de beveiligde website toegang krijgen tot het e-factureringsplatform van Tungsten en online facturen maken met behulp van het webformulier. U hoeft geen software te installeren; u hebt alleen een internetverbinding en een standaard browser nodig.

Hoe wordt de overstap van papier naar elektronische facturering beheerd?

Zodra alles is opgezet en u klaar bent om transacties uit te voeren via het netwerk, zal Tungsten Network u een bericht sturen om u op de hoogte te brengen dat u facturen bij onze accountsafdeling kunt indienen.

Kan ik Tungsten Network gebruiken om elektronische facturen naar al mijn klanten te sturen?

Tungsten Network geeft u de mogelijkheid om elektronische facturen naar andere klanten te zenden die gebruikmaken van het netwerk zodra u zich hebt aangemeld.

Kan ik transacties in één bestand versturen voor meer dan één klant?

Voor de geïntegreerde oplossing aanvaardt Tungsten Network gegevensbestanden in elk gewenst formaat en met zoveel mogelijk klanten als u nodig hebt. Tungsten Network zal met u afspreken hoe elke klant geïdentificeerd zal worden in uw gegevensbestand, en zal daarna elke transactie bij de juiste klant afleveren.

Mijn organisatie is van plan binnenkort andere factureringssoftware te gaan gebruiken, moet ik hierop wachten voordat ik me aanmeld?

Tungsten Network accepteert alle inkomende gegevensindelingen. Neem dus zo snel mogelijk deel aan het netwerk. U kunt Tungsten op de hoogte brengen van de veranderingen wanneer u klaar bent om uw nieuwe software te gebruiken. Zij zullen dan de nodige aanpassingen maken zonder de aflevering van facturen te verstoren.

Kan Tungsten Network hulp bieden in meerdere talen?

Ja. Tungsten Network biedt verkoop-, implementatie- en ondersteuningsdiensten in het Engels, Frans, Duits, Nederlands, Spaans, Italiaans, Pools en Portugees.

Is er meer informatie beschikbaar over de Tungsten-service?

Ja, ga naar www.tungsten-network.com