Welkom bij elektronisch factureren voor GlaxoSmithKline

GSK slaat de handen ineen met Tungsten Network, het wereldwijde platform voor elektronische facturering

Welkom op de helppagina voor de PO-diensten van GSK / Tungsten Network

Op deze pagina staan de gevolgen, kenmerken en voordelen van de PO-diensten (PO = purchase order) uitgelegd voor GSK-leveranciers. Deze dienst is in september 2015 geïntroduceerd.

GSK heeft PO-diensten geïmplementeerd met twee duidelijke doelen voor ogen:

  • Elektronische facturering sneller en eenvoudiger maken voor onze leveranciers
  • Veelvoorkomende foutmeldingen voorkomen die de goedkeuring en betaling van facturen van onze kant vertragen

Belangrijke mededeling: niet alle GSK-organisaties en PO's komen in aanmerking voor PO-diensten.  

Klik hier om te zien of uw GSK-klant PO-informatie zal verzenden aan Tungsten Network.

 

Leveranciers webformulier

Voor PO's die aan Tungsten zijn verzonden (klik hier voor uitzonderingen en in aanmerking komende klanten), kunt u nu bij Tungsten inloggen, uw purchase order bekijken en deze in slechts een paar muisklikken omzetten naar een elektronische factuur.

Hulp en support voor leveranciers die gebruikmaken van het webformulier

Tungsten PO-omzetting is snel en eenvoudig te gebruiken, zeker wanneer u de video en pdf's hierboven raadpleegt.

Vanaf 28 september 2015 kunt u een PO snel omzetten naar een factuur. Alle PO-gegevens zullen automatisch worden opgehaald, zodat u deze niet handmatig hoeft in te voeren of bewerken. Om die reden moedigen wij u aan om Tungsten PO-omzetting te gebruiken indien uw PO op het Tungsten-portaal staat.

Houd er rekening meer dat niet alle bedrijfsorganisaties en PO's van GSK in aanmerking komen. Bezoek deze pagina voor meer informatie.

Veelgestelde vragen

  • Nee, GSK zal nog steeds op de gebruikelijke wijze purchase orders verzenden aan leveranciers.

  • Bekijk eerst deze pagina om te zien of uw PO of GSK-klant in aanmerking komt voor dit project. Indien dit zo is, kunt u het portaal over een paar uur nogmaals raadplegen. Als u uw PO nog steeds niet kunt zien, neem dan contact op met Tungsten Support.

  • PO's zullen binnen 2-5 werkdagen in het portaal verschijnen. Controleer hiervoor de sectie ‘Mijn purchase orders’ van het portaal. Indien u na 5 dagen nog steeds geen purchase orders kunt zien in het portaal, dan kunt u contact opnemen met Tungsten Support.

  • U kunt het onderdeel ‘Mijn purchase orders’ van uw Tungsten-portaal account controleren. Indien u e-mailnotificaties wilt ontvangen wanneer er een nieuwe PO beschikbaar is, kunt u contact opnemen met Tungsten Support, die dit voor u kan regelen.

  • PO-omzetting is onderdeel van GSK's voortdurende toewijding aan efficiëntie en het verbeteren van de ervaringen van leveranciers. Zodoende betekent het toepassen van PO-omzetting het volgende:

    • Leveranciers kunnen nu een factuur indienen met slechts een paar muisklikken!
    • Gegevens niet meer handmatig invoeren, de gegevens op de factuurregels zijn vooraf ingevuld!
      • Dit vermindert typefouten die tot een verkeerde match bij GSK kunnen leiden, wat zorgt voor uitzonderingen en uitstel van betaling.
    • U kunt elektronische facturen sneller en eenvoudiger dan ooit indienen
    • U kunt minder vertraging en vragen verwachten dankzij de verbeterde validaties van Tungsten
  • Het beleid van GSK is om een PO in pdf-formaat te verzenden aan leveranciers wanneer goederen en diensten worden vereist. Vanaf 28 september 2015 zijn deze PO's ook beschikbaar op het Tungsten-portaal voor PO omzetten. (Tenzij uw GSK-klant niet in aanmerking komt; klik hier voor meer informatie)

    • Indien u een PO in pdf-formaat heeft, moet u deze kunnen zien in het portaal.
    • Indien GSK goederen of diensten bij u heeft besteld en u geen PO in pdf-formaat heeft, neem dan contact op met uw GSK-klant.
  • Nee, dit kan alleen indien een PO van GSK die hiervoor in aanmerking komt is ingediend. Vraag uw GSK-klant om in de toekomst PO's in te dienen zodat u alle voordelen van PO-omzetting kunt ervaren. Voor nu kunt u een factuur op de gebruikelijke manier indienen via het Tungsten-webformulier.

  • Niet alle PO's van GSK zullen op het Tungsten-portaal beschikbaar zijn. Klik hier om te zien of uw GSK-klant hiervoor in aanmerking komt.

    • Indien dit zo is en u een PO in pdf-formaat heeft ontvangen van GSK, maar deze ontbreekt in het portaal, controleert u dit 24 uur later nog eens. Als de PO na 24 uur nog steeds niet zichtbaar is, kunt u contact opnemen met Tungsten Support.
    • Indien uw GSK-klant niet in aanmerking komt, ga dan door met het verzenden van facturen op de gebruikelijke wijze.
  • De foutmelding in de e-mail en/of op het Tungsten-portaal toont het probleem en de mogelijke oplossing (indien nodig). Neem contact op met Tungsten Support als u verdere hulp nodig heeft.

  • Nee. PO-omzetting is zo ontworpen dat belangrijke informatie van de PO vooraf wordt ingevuld op de factuur zodat u deze niet hoeft in te voeren! (Hierbij horen de velden PO-nummer, omschrijving, aantal, meeteenheid.)

  • Ja, u dient verplichte velden toe te voegen, zoals factuurnummer, factuurdatum, belastingsratio etc...

  • Ja, dat kan. GSK neemt graag pdf-bijlagen aan die kleiner zijn dan 5 MB.

  • Met Tungsten PO-omzetting kunt u de hoeveelheden van de factuur overeen laten komen met uw deellevering aan GSK.

    In het geval van deelleveringen kunnen leveranciers PO-omzetting meerdere malen gebruiken voor een enkele PO.

    Met het Tungsten-portaal kunt u alle eerdere facturen bijhouden die met PO-omzetting zijn aangemaakt. Dit betekent dat u er zeker van kunt zijn dat u de juiste overgebleven hoeveelheid factureert.

  • Zorg dat u de aanwijzingen heeft opgevolgd, de video's heeft bekeken en de Veelgestelde vragen heeft gelezen. Vergeet ook niet de sectie ‘Welke PO's komen in aanmerking?’

Leveranciers die gebruikmaken van de geïntegreerde oplossing

GSK is voortdurend bezig zijn diensten te verbeteren via Tungsten. Vanaf 28 september 2015 heeft GSK verbeterde validaties voor uw purchase orders (PO) geïntroduceerd. Dit proces is ontworpen om het matchingproces met facturen binnen GSK te verbeteren en helpt bij het op tijd betalen van leveranciers.

Houd er rekening mee dat GSK purchase orders naar u zal blijven e-mailen.

Tungsten zal de PO controleren om er zeker van te zijn dat:

  • het bedrijf op de PO gelijk is aan het bedrijf dat u factureert;
  • het PO-nummer juist is;
  • de artikelregelnummers overeenkomen met de PO;
  • er slechts één PO-nummer wordt vermeld per factuur.

Veelgestelde vragen

  • Om er zeker van te zijn dat uw facturen onze validatie doorstaan, raden we aan dat u 2-5 werkdagen wacht (vanaf registratie) voordat u uw eerste elektronische factuur verzendt via Tungsten Network. Indien u hulp nodig heeft of problemen ervaart, kunt u contact opnemen met Tungsten Support.

  • PO-diensten zijn onderdeel van GSK's voortdurende toewijding aan efficiëntie en het verbeteren van de ervaringen van leveranciers. Zodoende zal de invoering van PO-diensten betekenen dat leveranciers minder vertragingen of vragen krijgen, dankzij de verbeterde validaties van Tungsten.

  • GSK raadt alle leveranciers aan om bij het factureren exacte details te gebruiken (productomschrijving/code, meeteenheid, eenheidsprijs) zoals vermeld op de PO van GSK. Indien deze velden niet overeenkomen met die op de factuur, is er een risico op vertraging of weigering.

  • De foutmelding in de e-mail en/of op het Tungsten-portaal toont het probleem en de mogelijke oplossing (indien nodig). Zorg ervoor dat u dezelfde GSK-bedrijfsorganisatie factureert waarvan u uw PO ontvangt. Neem contact op met Tungsten Support als u verdere hulp nodig heeft.

  • U kunt elektronische facturen verzenden naar elke rechtsgeldige organisatie waar u zaken mee doet en orders van ontvangt. Klik hier voor een volledige lijst van GSK-bedrijfsorganisaties op Tungsten Network.

    NB: facturen die worden verzonden naar de verkeerde organisatie worden geweigerd tijdens de validaties van Tungsten.

  • Zorg dat u de aanwijzingen heeft opgevolgd, de video's heeft bekeken en de Veelgestelde vragen heeft gelezen. Vergeet ook niet de sectie ‘Welke PO's komen in aanmerking?’

Nog steeds hulp nodig? Neem contact op met het toegewijde Tungsten Support-team!

    Dien een verzoek in of meld een probleem bij ons ondersteuningsteam en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.

    Beschrijf uw probleem of vraag zo nauwkeurig mogelijk.

    Optioneel

    arrow