Welkom bij elektronisch factureren voor GE

GE werkt samen met Tungsten Network zodat leveranciers eenvoudiger facturen kunnen indienen

Ondersteuning bij iedere stap

Wij hebben onze meer dan tien jaar ervaring aangewend om een uitgebreide lijst veelgestelde vragen (FAQ) en documentatie op te stellen, zodat u bij iedere stap van het proces ondersteuning heeft

Algemene vragen

  • Tungsten Network levert oplossingen voor elektronisch factureren, analytics en workflowoplossingen voor bedrijven wereldwijd. Ga voor meer informatie over onze producten en diensten naar onze website.

    • Veilige en gegarandeerde factuurverzending, geen facturen meer die zoekraken bij de post
    • Het zal minder tijd kosten om uw facturen te verwerken
    • Geen vertragingen meer als gevolg van ontbrekende informatie, post die op het verkeerde bureau terechtkomt of menselijke onderbreking
    • ANY-TO-ANY DATACONVERSIE-technologie: het is niet nodig aanvullende software of hardware te installeren
    • Meer transparantie bij de verwerking en beter cashflowbeheer dankzij 24/7 toegang en rapportage
    • Btw-conform, ongeacht waar de facturen verzonden of ontvangen worden
    • Gemakkelijk en kostenefficiënt facturen versturen – op elk gewenst moment
  • Ja. Sinds 2016 wordt het gebruik van Tungsten e-invoicing als een formeel selectiecriterium voor leveranciers gehanteerd door GE. Hoewel dit niet noodzakelijkerwijs zal leiden tot een onmiddellijke diskwalificatie van leveranciers die niet hiermee werken, is onze verwachting dat na verloop van tijd zal blijken dat betreffende leveranciers zich in een nadelige positie bevinden.

  • Tungsten Network biedt twee niveaus van elektronisch factureren. Beide oplossingen omvatten een aantal gratis facturen per maand.

    Voor leveranciers van GE Healthcare, Renewable Energy, GE Corporate (SSS), GE Capital (SSS) en BHGE - voorheen genaamd GE Oil & Gas - zijn alle factuurtransacties via het webformulier gratis!

    Voor de andere GE operationele eenheden, leveranciers die gebruik maken van het webformulier kunnen via het Tungsten Network-portaal nieuwe transacties kopen. U vindt de pagina 'Tungsten Network-transacties kopen' in het menu 'Facturering' (hetzelfde menu met de pagina 'Factuur aanmaken').

  • De samenwerking tussen u en uw klant blijft in dezelfde taal als altijd. U kunt uw facturen insturen in de taal die u normaal gebruikt.

    Als u ondersteuning nodig heeft, kunt u een ticket indienen bij Tungsten Network of bellen met hun ondersteuningsteam.

Vragen over aanmelden

  • Zowel de koper als de verkoper moeten lid zijn van Tungsten Network om elektronische facturen via Tungsten te kunnen versturen en ontvangen.

    Indien u een e-mail van Tungsten Network heeft ontvangen namens GE met daarin de uitnodiging om u aan te melden voor het netwerk, klikt u op de activeringslink in de e-mail en volgt u de registratiestappen. (Het is een aangepaste link die al gegevens bevat die het aanmeldproces versnellen.)

    Indien dit niet het geval is, neemt u contact op met [email protected] om uw registratielink aan te vragen.

    Veel van uw klanten zijn waarschijnlijk al lid van het netwerk. Binnen 24 uur na aanmelding bij Tungsten Network kunt u al elektronische facturen naar die klanten versturen.

  • Yes, regardless of the solution you choose, you will be required to accept Tungsten Network’s terms and conditions.

  • Nee. Er is GEEN extra software of hardware vereist. U heeft enkel een internetverbinding nodig om elektronische facturen te kunnen versturen via Tungsten Network.

  • De minimale systeemvereisten zijn: Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux of Mac OS 9.2*.

    Minimale browservereisten zijn: Versie 9 van Internet Explorer en de meest recente versies van Firefox, Chrome, Safari en Opera.

  • Wanneer u zich heeft aangemeld bij het netwerk, kunt u via Tungsten elektronische facturen sturen naar alle andere klanten die lid zijn van het netwerk, zonder extra kosten. Klik op Maak verbinding met een klant in uw leveranciersportaal om eenvoudig andere klanten te zoeken.

  • Nee, GE verwacht van u dat u na het ontvangen van deze notificatie alle facturen via Tungsten verzendt en dat geen papieren facturen meer worden aangeleverd (deze worden geweigerd). Dit is om mogelijke duplicatie te vermijden.

  • Wanneer een leverancier of klant zich aanmeldt bij het Tungsten-portaal, moet deze een beheerder benoemen. De details van de beheerder vindt u door te klikken op "Mijn account" en vervolgens op "Mijn profiel". Vervolgens verschijnen de gegevens onder in het scherm.

    De beheerder kan nieuwe gebruikers toevoegen en toegangsrechten aanpassen.

Naleving

  • Ja, Tungsten Network werkt wereldwijd, leden kunnen facturen over de hele wereld versturen. Tungsten Network voldoet aan de plaatselijke fiscale wetgeving zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over naleving. In samenwerking met PwC zorgen wij ervoor dat we voldoen aan de fiscale wetgeving voor facturen in Europa, Noord-Amerika en Azië-Pacific.

    Neem contact met ons op om onze wereldwijde naleving in meer detail te bespreken.

  • Ja, elektronische facturen van Tungsten Network voldoen aan lokale btw- en belastingvereisten. Wij werken samen met PwC om ervoor te zorgen dat er wordt voldaan aan lokale fiscale en factureringsvereisten.

    Klanten en leveranciers op Tungsten Network ontvangen een digitaal ondertekende PDF-afbeelding van de factuur. Dit is de factuurafbeelding die voldoet aan de belastingvereisten. De klant kan deze gebruiken voor workflow- en auditdoeleinden.

    Leden van het Tungsten Network kunnen de digitaal ondertekende PDF opslaan in hun eigen elektronische archief en hebben 24/7 toegang tot de PDF in het archief van Tungsten Network.

    Neem contact met ons op om onze wereldwijde naleving in meer detail te bespreken.

  • Met e-invoicing van Tungsten Network is het niet langer vereist om papieren exemplaren van uw facturen af te drukken of te bewaren. Tungsten Network stuurt de factuurgegevens niet alleen naar het boekhoudsysteem van de klant, maar verstuurt ook een digitaal ondertekende PDF die kan worden gebruikt voor workflow- en auditdoeleinden. Dit is de factuur die voldoet aan de belastingvereisten.

    Tungsten Network slaat elke factuur die is ingediend via het e-factureringsnetwerk op in het factuurarchief. Alle leden van het netwerk hebben 24/7 toegang tot dit archief, via het Tungsten Network-portaal.

  • PricewaterhouseCoopers biedt Tungsten Network belastingadvies. Tungsten Network doet een beroep op de diensten van lokale PwC-organisaties om met de betreffende plaatselijke belastingautoriteiten te communiceren, teneinde ervoor te zorgen dat de meest up-to-date belastinginformatie in ons product is verwerkt

    TrustWeaver ondertekent onze facturen digitaal. TrustWeaver levert de instrumenten die de naleving en controleerbaarheid van zakelijke documenten en processen vergemakkelijken door middel van innovatieve oplossingen, gebaseerd op elektronische handtekeningen.

  • In dat geval kan Tungsten niet in een door TrustWeaver digitaal ondertekende rechtsgeldige elektronische factuur voorzien. In plaats daarvan biedt Tungsten een werkstroomafbeelding van de factuur, met daarop alle relevante informatie. Deze geldt echter niet als een wettelijk document voor auditdoeleinden of terugvordering van btw.

  • In wezen is de digitale handtekening voor een klant het bewijs dat een factuur daadwerkelijk naar de op de factuur vermelde leverancier is verzonden. Digitale handtekeningen worden gebruikt om de authenticiteit van de oorsprong van een factuur en de integriteit van de gegevens van het oorspronkelijke document aan te tonen. Handtekeningen van Tungsten Network worden door TrustWeaver uitgegeven en bevatten een tijdstempel.

    Alle factuurhandtekeningen moeten voor verdere verwerking worden geverifieerd om de audit trail te sluiten, maar dit kan indien gewenst met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de klant door Tungsten Network worden gedaan.

  • Tungsten Network slaat elke factuur die is ingediend via het e-factureringsnetwerk op in het factuurarchief. Alle leden van het netwerk hebben 24/7 toegang tot dit archief, via het Tungsten Network-portaal. Facturen worden in volgorde opgeslagen en zijn altijd op te zoeken. Zolang de facturen zijn opgeslagen in het e-archief, garandeert Tungsten Network de leesbaarheid ervan en dat ze zijn beveiligd tegen toegang door onbevoegden.

  • Voor toegang tot de Tungsten-service, inclusief het webformulier, zijn drie beveiligingsautorisaties vereist. Daarnaast wordt elke sessie beveiligd door in de industrie standaard 128-bits SSL-encryptie met servercertificaten van klasse 3 van Verisign. Wanneer uw factuur is aangemaakt, wordt deze opgeslagen in het beveiligde archief waar deze wordt beschermd door de nieuwste beveiligingsmaatregelen die dagelijks worden getest.

    Dat betekent dat alleen bevoegde gebruikers verbinding kunnen maken met de site en dat alle communicatie persoonlijk is en gegevens volledig veilig zijn.

Uw facturen indienen via Tungsten Network

    • Ik heb namens GE een uitnodigingsbrief van Tungsten Network ontvangen
    1. Als uw brief een link bevat, klik dan op de link en vul de verplichte velden in
    2. Als uw brief geen link bevat, neem dan contact op met uw GE-onboardingspecialisten

    De registratie is pas volledig voltooid wanneer u uw GE-klanten heeft geselecteerd en er verbinding mee heeft gemaakt.

    • Ik heb geen uitnodigingsbrief ontvangen, maar ik wil me graag aanmelden – ad-hocregistratie
    1. Ga naar tungsten-network.com/register
    2. Zoek naar hun bedrijf
    3. Voer de bedrijfsgegevens in
    4. Voer de gebruikersgegevens in
    5. Accepteer de algemene voorwaarden van Tungsten Network
    6. Registratie voltooid
    7. De registratie is pas volledig voltooid wanneer u uw GE-klanten heeft geselecteerd en er verbinding mee heeft gemaakt.

    Zie onze PDF, voorzien van screenshots, voor meer gedetailleerde instructies

     

     

  • Klik na het inloggen op Tungsten Network op het tabblad Klanten en selecteer de optie Maak verbinding met een klant.

    U kunt de volledige lijst met momenteel beschikbare klantorganisaties van GE hier vinden: https://www.tungsten-network.com/customer-campaigns/ge/uk/entities/

    Zie onze PDF, voorzien van screenshots, voor meer gedetailleerde instructies.

     

  • U ontvangt een e-mail met RTT in het onderwerp, dit is de Klaar voor transactie-melding. In deze RTT geeft GE u instructies en contactgegevens van uw GE-onboardingspecialisten. Als u vragen of een openstaand saldo heeft dat u liever wilt oplossen voordat u aan uw traject met Tungsten begint, kunt u zich wenden tot deze GE-onboardingspecialisten. Als er geen vragen zijn, zal GE binnen 3 dagen met de activering beginnen. De voltooiing van de activering kan tot 5 werkdagen duren, dus binnen maximaal 8 dagen na ontvangst van RTT, ziet u uw Open inkooporders op het portaal.

    Als u uw inkooporders niet ziet, wend u zich dan tot uw GE-onboardingspecialisten.

  • Gebruik bij het indienen van een factuur voor GE altijd het tabblad Inkooporders om de PO te converteren in plaats van een nieuwe factuur te maken.

    1. Meld u aan bij het Tungsten Network-portaal www.tungsten-network.com/login
    2. Nadat u zich heeft aangemeld, klikt u op Inkooporders aan de linkerkant van het scherm. Selecteer uw klant en stel een datumbereik in, aanbevolen is 12 maanden. Klik vervolgens op Aanmaken.
    3. Klik op de blauwe knop met een plusteken erop, net voor de PO.
    4. Klik op de knop PO accepteren onderaan de pagina (u heeft ook de mogelijkheid om te weigeren of te archiveren)
    5. Klik op de knop PO omzetten
    6. Voer het factuurnummer in en selecteer vervolgens de regel door het witte vakje aan te vinken. Voer het gewenste bedrag in en voeg het belastingtarief toe.
    7. Bevestig de gegevens die tot nu toe zijn ingevoerd, als ze correct zijn.
    8. Op de laatste pagina kunt uw contactgegevens opgeven of vrachtkosten of extra kosten toevoegen als die er zijn (met de groene knop 'TOEVOEGEN', zie bijgevoegde afbeelding) en kunt u indien gewenst een extra ondersteunend document bijvoegen. Hier moet u het tijdstip btw-verschuldigdheid aan de rechterkant en de leverdatum invoeren. Als u deze niet weet, kunt u doorgaan met de verzenddatum.
    9. Klik op de knop 'factuur indienen' en het indienen is voltooid.

    Zie onze PDF, voorzien van screenshots, voor meer gedetailleerde instructies.

  • Als u leverancier bent van GE Renewable Energy of BHGE, mag u geen extra kosten in rekening brengen. Neem contact op met uw GE-klant/GE-contactpersoon voor meer informatie.

    Als u leverancier bent van GE Healthcare, vindt u hier de instructies:

    Bij het aanmaken van uw factuur heeft u de mogelijkheid om vracht- en extra kosten aan uw factuur toe te voegen. Op de laatste pagina van de PO-conversie, na de contactgegevens van u en GE, is er onder "factuuritems" een groene knop "toevoegen". Als u daarop klikt, kunt u de kosten toevoegen.

    Zie onze PDF, voorzien van screenshots, voor meer gedetailleerde instructies.

     

  • Hier kunnen meerdere redenen voor zijn, laten we de meest voorkomende bekijken:

    • Zorg ervoor dat u de juiste criteria gebruikt bij het zoeken naar de inkooporders via het tabblad "Inkooporders". Probeer alle criteria op de standaardwaarde te laten staan, behalve de klant en het PO-datumbereik dat verplicht is om te selecteren. GE raadt aan om "laatste 12 maanden" te selecteren of om een aangepast datumbereik te gebruiken. Alle inkooporders die binnen 1 of 2 jaar zijn gemaakt of gewijzigd, afhankelijk van de GE-bedrijfseenheid, worden geüpload naar Tungsten.
    • U heeft een registratiebrief ontvangen met een link erin, maar de registratie is gemaakt via het portaal en niet via de hyperlink. Mogelijk heeft u meerdere Tungsten-accounts en zijn de inkooporders toegewezen aan het verkeerde account. In dit geval moeten uw accounts worden samengevoegd. Stuur een e-mail naar [email protected]
    • U heeft een e-mailnotificatie ontvangen waarin staat dat uw account klaar is voor transacties, maar de inkooporders zijn niet beschikbaar. In de e-mail staat dat u 3 dagen de tijd heeft om vragen te stellen aan GE voordat de activering van uw account door GE plaatsvindt. Als u geen feedback heeft gegeven, vindt de activering binnen 7 werkdagen plaats, er is geen verdere actie van uw kant vereist. Als uw inkooporders na 5 werkdagen nog steeds niet beschikbaar zijn, neem dan contact op met het GE-team: [email protected]
    • Als uw inkooporder (PO) ouder is dan 2 jaar of volledig is gefactureerd, wordt de PO niet weergegeven op het portaal. Neem in dit geval contact op met uw GE-klant om te vernieuwen of een nieuwe PO aan te vragen.
    • In elke PO-regel staat een aankruisvakje, dit moet aangevinkt zijn om de PO-regel voor conversie te selecteren. Als de regel is geselecteerd, maar de velden grijs blijven, betekent dit dat er voor de inkooporder geen goederenontvangst is. Uw GE-klant of PO-beheerder moet de goederenontvangstnota aanmaken, neem contact met hem/haar op.
      Wanneer de GR (goederenontvangst) is gemaakt, wordt de PO in Tungsten binnen een paar uur bijgewerkt, uiterlijk de volgende dag.
    • Als de beschikbare hoeveelheid 0 is, omdat u al een factuur voor die regel heeft verzonden, zijn de respectievelijke velden grijs. Als u verdere facturen voor die regel wilt sturen, neem dan contact op met uw GE-klant.
  • Neem contact op met uw GE-aanvrager om de database van GE bij te werken met uw huidige prijzen. De gewijzigde gegevens worden binnen enkele uren automatisch aan Tungsten doorgegeven.

  • Neem contact op met uw GE-aanvrager om de database van GE bij te werken met de vereiste hoeveelheid. De gewijzigde gegevens worden binnen enkele uren automatisch aan Tungsten doorgegeven.

    • Mijn bedrijf is geregistreerd in de VS en ik kan geen belastingtarieven vinden die van toepassing zijn op het webformulier

    U kunt het belastingbedrag invoeren in de laatste stap van de PO-conversie in het veld "Totale belasting", voordat u op de knop "Verzenden" klikt.

    Zie onze PDF, voorzien van screenshots, voor meer gedetailleerde instructies.

    • Mijn bedrijf is geregistreerd in Canada en ik kan geen belasting toevoegen aan mijn factuur op het webformulier

    Stel voordat u begint met facturering voor GE de belastingcodes en -tarieven in die van toepassing zijn op uw bedrijf. Kijk voor meer informatie op https://www.tungsten-network.com/uk/support/tutorials/canada-how-to-add-applicable-tax-rates/

    Zie onze PDF, voorzien van screenshots, voor meer gedetailleerde instructies.

    • BTW/GST-landen

    Buitenlandse belastingfacturen kunnen niet worden geproduceerd in Tungsten Network. Neem contact op met uw GE-onboardingspecialisten als uw bedrijf in een ander land actief is.

    Zie onze PDF, voorzien van screenshots, voor meer gedetailleerde instructies.

     

     

  • De factuurdatum op uw Tungsten-factuur geeft altijd de dag weer waarop u de factuur met succes heeft ingediend. We raden u ten zeerste aan om Tungsten-facturen zo snel mogelijk in te dienen, bij voorkeur op dezelfde dag dat uw AR-journaalboeking wordt aangemaakt in uw eigen factureringssysteem.

  • Ja, dat is mogelijk tot het aantal op de PO het bedrag van uw facturen dekt. Als de PO uit meerdere regels bestaat, kunt u eerst een aantal regels factureren en later de resterende. Als de bestelling uit één regel bestaat, kan de te factureren hoeveelheid worden gewijzigd in het veld aantal, anders gebruikt het systeem automatisch standaard de totale beschikbare hoeveelheid. Hetzelfde geldt voor PO's van meerdere regels, wanneer slechts één regel is geselecteerd.

  • Als uw factuur als mislukt wordt weergegeven, is de factuur mislukt tijdens de validaties die Tungsten Network namens GE uitvoert en is niet naar GE verzonden.

    Een mislukte factuur kan opnieuw worden ingediend. Zorg er echter voor dat u, voordat u de factuur opnieuw indient, de reden voor de fout controleert en de vereiste correcties uitvoert. Mocht u hulp nodig hebben bij het interpreteren van de reden van het mislukken, dien dan een ticket in via het Tungsten-portaal of neem contact op met [email protected].

  • GE heeft uw factuur geweigerd. Voor verdere vragen kunt u contact opnemen met: [e-mail beschermd]

  • Waarschijnlijk is er een technisch probleem met de interface tussen Tungsten en GE-systemen. Maak een ticket aan via het Tungsten-portaal of neem contact op met [email protected]

  • Overschakelen naar elektronische facturering heeft geen invloed op uw betalingscontract/-overeenkomst met GE. Tungsten berekent de vervaldatum niet; het geeft de gegevens weer die zijn ontvangen van GE's eigen systeem.

    U kunt de verwachte betalingsdatum controleren door het factuurnummer/PO-nummer/transactienummer in te voeren in het zoekveld in uw Tungsten-account of door te controleren onder het tabblad "Facturen" - "Factuurstatus".

    De vervaldatum van de betaling zal beschikbaar zijn zodra de factuur de status 'goedgekeurd' heeft bereikt.

    Zie onze PDF, voorzien van screenshots, voor meer gedetailleerde instructies.

  • Nee, de factuur die in Tungsten is gemaakt, is de juridische factuur die u voor uw eigen boekhoudkundige doeleinden kunt gebruiken.

  • U moet de beheerder van uw account zijn om extra gebruikers toe te voegen

     

    1. Meld u aan op tungsten-network.com/login
    2. Nadat u zich heeft aangemeld, klikt u op Uw account in de rechterbovenhoek van de pagina
    3. Klik op Uw gebruikers en hun rechten bekijken
    4. U kunt nu de huidige gebruikers bekijken. U kunt beheerdersrechten overdragen aan een andere gebruiker door op Admin te klikken.
    5. U kunt het profiel of de toegangsrechten van een huidige gebruiker wijzigen door op de knop Bewerken te klikken
    6. Klik op 'Toevoegen' om een nieuwe gebruiker toe te voegen, voer de gegevens in en klik op opslaan. De gebruiker ontvangt nu een e-mail om de inloggegevens in te stellen
    7. Na het opslaan kunt u op het tabblad 'Toegangsrechten' klikken om het toegangsniveau voor de gebruiker te bepalen. Klik op opslaan wanneer u klaar bent

    Zie onze PDF, voorzien van screenshots, voor meer gedetailleerde instructies.

    1. Meld u aan op tungsten-network.com/login
    2. Nadat u zich heeft aangemeld, klikt u op Uw account in de rechterbovenhoek van de pagina
    3. Klik op 'Bedrijfsgegevens bijwerken'

    Zie onze PDF, voorzien van screenshots, voor meer gedetailleerde instructies.

     

    1. Meld u aan bij het Tungsten Network-portaal www.tungsten-network.com/login
    2. Nadat u zich heeft aangemeld, klikt u op Help en ondersteuning rechtsboven op de pagina en vervolgens op Ticket maken
    3. Voer uw vraag in, inclusief zoveel mogelijk details. Klik op 'Verzenden'. U krijgt nu een ticketreferentienummer dat u kunt gebruiken voor opvolging.

    Zie onze PDF, voorzien van screenshots, voor meer gedetailleerde instructies.

  • Neem contact op met ondersteuning van niveau 1: [email protected] en geef het Tungsten-ticketnummer op.

  • Wanneer u zich registreert bij Tungsten Network, kunt u zich ook wenden tot toegewijde ondersteuningsteams om u te helpen bij uw overgang naar uw nieuwe factureringsplatform. U kunt bij de volgende ondersteuningsteams terecht:

     

Dien een verzoek in of meld een probleem bij ons ondersteuningsteam en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.

Beschrijf uw probleem of vraag zo nauwkeurig mogelijk.

Optioneel

arrow