Veelgestelde vragen

Wat is er anders aan elektronisch factureren met het Tungsten Network-portaal?

Tungsten Network is een dienstverlener, niet zo maar een technologiebedrijf. Onze diensten bestaan uit:

Een wereldwijde oplossing: Tungsten Network stelt organisaties over heel de wereld in staat elektronisch facturen uit te wisselen. Organisaties profiteren van grensoverschrijdende facturering, internationale registratie van leveranciers en klantenservice.

Deskundige implementatie: Tungsten biedt een kant-en-klare oplossing, wat betekent dat er geen extra hardware of software hoeft te worden geïnstalleerd. Onze oplossing optimaliseert bestaande processen en technologieën door van bestaande gegevensindelingen gebruik te maken.

Het implementatie- en mappingteam van Tungsten Network beheert de integratie samen met u en de boekhoudsystemen van uw klanten of leveranciers. Tungsten Network werkt met duizenden verschillende indelingen, inclusief alle grote ERP- en boekhoudsystemen.

Best practice leveranciersinschrijving: Voor een geslaagde e-factureringscampagne is intensieve deelname van leveranciers nodig. Tungsten Network werkt met klanten om hun registratiecampagnes voor leveranciers te beheren, met een speciaal team dat best practice expertise gebruikt om uw leveranciers actief te registreren. Het multinationale team kan klanten in hun eigen taal en bedrijfscultuur ondersteunen.

"De medewerking van leveranciers was altijd van kritiek belang voor ons. Wanneer maar weinig leveranciers van het netwerk gebruik zouden maken, zou het initiatief uiteraard moeilijk zijn te rechtvaardigen. Maar gelukkig hebben heel veel leveranciers zich aangemeld en hebben ze onze verwachtingen overtroffen." Computacenter.

Consultatief programma en accountbeheer: Tungsten Networks speciale team voor campagnebeheer zet aan de hand van best practice expertise het programma op, om een geslaagde introductie te garanderen. Ons accountmanagementteam werkt met u samen om ervoor te zorgen dat nieuwe doelstellingen worden behaald en dat de nieuw aangeboden diensten efficiëntie en kostenbesparingen opleveren.

Milieuvriendelijke oplossing: Elimineer papier uit uw processen en verminder tegelijkertijd uw koolstofvoetafdruk. Digitale oplossingen zijn financieel stabieler en milieuvriendelijker.

Wat is het Tungsten Network-portaal?

Het elektronische factureringsnetwerk van Tungsten Network werd in 2000 in het leven geroepen. Tungsten Network versnelt wereldwijde handel voor klanten via:

  • Tungsten Network: elektronische facturering voor verbonden toeleveringsketens
  • Tungsten Network Analytics: realtime informatie voor betere aankoopbeslissingen
  • Tungsten Network Early Payment: financiering voor de toeleveringsketen om te groeien
  • Tungsten Network Workflow: Automatische matching van inkooporders, factuurstatus-service en meer
Hoe kan ik e-facturering gebruiken om processen te stroomlijnen?

E-facturering via het Tungsten Network-portaal stroomlijnt het complexe factuurproces. Hierdoor kunnen leveranciers met hun bestaande systemen en dataformaten snel en eenvoudig factuurgegevens versturen. De koper ontvangt de gegevens rechtstreeks in zijn boekhoudsysteem, waardoor handmatige invoer niet meer nodig is. Aangezien Tungsten Network bedrijfsregels kan instellen, zoals het verplicht stellen van een inkoopordernummer, wordt er bovendien geen tijd verspild aan het zoeken naar ontbrekende informatie.

Leveranciers profiteren van het feit dat facturen sneller kunnen worden verwerkt, wat kan leiden tot eerdere betalingen. Dit verbetert niet alleen de zakelijke relaties, maar stelt bedrijven ook in staat de cashflow te beheren en onderhandelingen te voeren over snelle betalingen. Inkooporders kunnen met één druk op de knop worden omgezet in facturen, wat veel tijd kan besparen. Er is ook de mogelijkheid om volledig inzicht te krijgen in het factuurproces met de Invoice Status Service, waar u de realtime status van uw facturen kunt bekijken.

Factuurafbeeldingen worden automatisch opgeslagen in het archief van Tungsten Network, waar ze toegankelijk zijn voor klanten die archivering hebben ingeschakeld.

Kopers die ons best practice-advies hebben opgevolgd, hebben het volgende bereikt: 50% van de leveranciers uit het beoogde leveranciersbestand schrijft zich binnen zes maanden in; ROI binnen zes maanden, doorgaans binnen één jaar; en verlaagde de kosten, doorgaans met 60%.

Neem contact met ons op om te ontdekken hoe we uw processen kunnen stroomlijnen.

Wat zijn de voordelen van elektronische facturering voor mijn Crediteurenadministratie?

Het team Crediteurenadministratie profiteert van het verdwijnen van papieren facturen. Gegevens worden elektronisch rechtstreeks naar het boekhoudsysteem gestuurd, waardoor handmatige invoer niet meer nodig is:

  • Factuurgegevens worden gecontroleerd aan de hand van de bedrijfsregels. Het is niet nodig om ontbrekende PO-nummers op te zoeken
  • Er worden digitaal ondertekende factuurafbeeldingen ontvangen die kunnen worden gebruikt voor workflow- en auditdoeleinden
  • Gegarandeerde levering en factuurstatus beschikbaar via het Tungsten Network-portaal – u krijgt geen telefoontjes meer van leveranciers die achter hun factuur aan bellen
  • Hiermee kan het team zich concentreren op taken met meer toegevoegde waarde
  • Verlaagt factuurverwerkingskosten, doorgaans met 60%
Welke voordelen heeft e-facturering voor het milieu en mijn CSR-doelstellingen?

E-invoicing met Tungsten Network vervangt papier, waardoor de milieuvoordelen direct merkbaar zijn.

Naast de papierreductie wordt er geen energie meer verspild aan de distributie, opslag en afvoer van papieren facturen. Op basis van het aantal facturen dat alleen al binnen Europa wordt uitgewisseld, wordt er geschat dat er 762.383 ton papier (bijna 13 miljoen bomen) zou worden bespaard als ze elektronisch werden verzonden. Ook zou er genoeg brandstof worden bespaard om 381.000 woningen voor een jaar te laten draaien en meer dan 1,8 miljoen kubieke meter stortplaats.

Wat zijn de zakelijke voordelen van Analytics voor klanten?

Analyse van campagnes biedt klanten geografische informatie over hoe e-facturering tijdens de registratiecampagne van leveranciers wordt geaccepteerd, wat van onschatbare waarde kan zijn voor de bestemming van hulpmiddelen.

Portaalanalyse biedt een uitsplitsing van de gebruikersactiviteit van uw leveranciers op het Tungsten Network-portaal.

Uitgavenanalyse analyseert inkooptrends en zoekt naar momenten van prijsvariatie om besparingsmogelijkheden vast te stellen.

Er wordt een uitgavenanalyse aangeboden op drie niveaus:

Gratis – deze service biedt toegang tot trends op het hoogste niveau en biedt een overzicht van uw uitgaven in de loop van de tijd, inclusief een overzicht van de valuta's waarin en de leveranciers bij wie u het meest uitgeeft.

Betaald – een meer gedetailleerd overzicht van bestedingspatronen, dat kan worden gebruikt om te identificeren welke producten in feite identiek zijn, maar anders geprijsd.

Premium – de volledige analyse; van het identificeren van prijsverschillen tot het opsporen van mogelijk onjuiste belastingtoewijzingen op facturen om het terugvorderen van btw gemakkelijker te maken. De premium-versie is het volledige beeld van uw inkoopuitgaven. Ons onderzoek suggereert dat de gemiddelde klant met dit hulpprogramma tussen de 1%-4% op hun jaarlijkse inkoopuitgaven kan besparen.

Wat zijn de zakelijke voordelen van e-facturering voor klanten?

E-facturering biedt veel voordelen:

  • Elimineert papierverwerking volledig (er is geen papier om te verwerken)
  • Verhoogt de gegevenskwaliteit aanzienlijk (er is geen handmatige gegevensinvoer/OCR)
  • Geen verloren facturen (alle facturen worden rechtstreeks in het crediteuren- of workflowsysteem geleverd)
  • Betere rapportage en zichtbaarheid
  • Meer kans om kortingen te krijgen op Tungsten Early Payment
  • Betere relaties met leveranciers

Bovendien profiteren leden van het Tungsten Network van ons best practice-advies en onze expertise:

  • De enige leverancier van een echt wereldwijd netwerk
  • Best practice-leveranciersinschrijving – wij schrijven leveranciers proactief in bij het netwerk
  • Het beste programma- en accountbeheer – zorgen voor succes vanaf de implementatie en gedurende de gehele levensduur van het programma
  • Op maat gemaakte implementatie en mapping om ervoor te zorgen dat de bestaande systemen van zowel klanten als leveranciers integreren met Tungsten Network
  • U hoeft geen extra hardware of software te installeren, Tungsten Network biedt een volledig beheerde service

Na best practice-advies hebben klanten het volgende bereikt:

  • 50% van de leveranciers uit het beoogde leveranciersbestand schrijft zich binnen 6 maanden in
  • ROI behaald binnen 6 maanden, normaliter binnen een jaar
  • Verlaagt kosten doorgaans met 60%

Neem contact met ons op voor meer informatie over de zakelijke voordelen van e-facturering met Tungsten Network.

Wat zijn de zakelijke voordelen van Workflow voor klanten?

Het belangrijkste voordeel van Tungsten Network Workflow is dat het een kant-en-klare oplossing is die aan de wensen van een klant kan worden aangepast, in tegenstelling tot een oplossing die van meet af aan moet worden aangepast. Dit verkort de tijd die nodig is om de oplossing in te voeren met weken. Het betekent bovendien dat de oplossing eenvoudig en in real time met externe software kan worden geïntegreerd. Automatisch PO matchen en uitgebreide capaciteiten voor de verwerking van uitzonderingen komen de nauwkeurigheid van gegevens ten goede, wat op zijn beurt tot betere relaties tussen klant en leverancier kan leiden.

Voldoen elektronische facturen aan lokale btw- en belastingvereisten?

Ja, elektronische facturen van Tungsten Network voldoen aan lokale btw- en belastingvereisten. Wij werken samen met PwC om ervoor te zorgen dat er wordt voldaan aan lokale fiscale en factureringsvereisten.

Klanten en leveranciers op Tungsten Network ontvangen een digitaal ondertekende PDF-afbeelding van de factuur. Dit is de factuurafbeelding die voldoet aan de belastingvereisten. De klant kan deze gebruiken voor workflow- en auditdoeleinden.

Leden van het Tungsten Network kunnen de digitaal ondertekende PDF opslaan in hun eigen elektronische archief en hebben 24/7 toegang tot de PDF in het archief van Tungsten Network.

Neem contact met ons op om onze wereldwijde naleving in meer detail te bespreken.

Kunnen elektronische facturen naar verschillende landen worden verstuurd?

Ja, Tungsten Network werkt wereldwijd, leden kunnen facturen over de hele wereld versturen. Tungsten Network voldoet aan de plaatselijke fiscale wetgeving zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over naleving. In samenwerking met PwC zorgen wij ervoor dat we voldoen aan de fiscale wetgeving voor facturen in Europa, Noord-Amerika en Azië-Pacific.

Neem contact met ons op om onze wereldwijde naleving in meer detail te bespreken.

Moet ik nieuwe hardware of software implementeren om e-facturering te gebruiken?

Nee. Als u het Tungsten Network-portaal gebruikt, hoeft u niet te investeren in extra software of hardware. Daarnaast beheren de implementatie- en mappingteams de integratie voor u. Ze werken samen met u en de bestaande boekhoudsystemen en gegevensbestanden van uw leveranciers of klanten om een soepele overgang te garanderen.

Hoe kunnen kleine leveranciers ook e-facturering gebruiken?

Met e-facturering van Tungsten Network kunnen ook kleine leveranciers elektronische facturen versturen. Leveranciers die niet over een factureringssysteem beschikken of niet genoeg facturen sturen om een geïntegreerde oplossing te rechtvaardigen, kunnen het webformulier gebruiken. Dit is 24/7 toegankelijk via het Tungsten Network-portaal. Leveranciers kunnen inloggen hun account en hun e-factuur online aanmaken. De gegevens worden via het Tungsten Network aan hun klanten verstrekt en ondergaan dezelfde controles als bij de geïntegreerde oplossing.

Klanten die het webformulier gebruiken, profiteren nog steeds van rapportage, ondersteuning en toegang tot het factuurarchief via het beveiligde online portaal.

“Als klein bedrijf is het van cruciaal belang dat we snel worden betaald, iets wat Tungsten Network mogelijk maakt, doordat we weten dat onze facturen met succes zijn afgeleverd en door onze klant worden verwerkt. Het online indienen van facturen via Tungsten Network is eenvoudig en veilig en het helpt ons om een van onze gewaardeerde klanten tevreden te houden.” Oprichter Glenammer, Engineering L

Wat is een digitale handtekening?

In wezen is de digitale handtekening voor een klant het bewijs dat een factuur daadwerkelijk naar de op de factuur vermelde leverancier is verzonden. Digitale handtekeningen worden gebruikt om de authenticiteit van de oorsprong van een factuur en de integriteit van de gegevens van het oorspronkelijke document aan te tonen. Handtekeningen van Tungsten Network worden door TrustWeaver uitgegeven en bevatten een tijdstempel.

Alle factuurhandtekeningen moeten voor verdere verwerking worden geverifieerd om de audit trail te sluiten, maar dit kan indien gewenst met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de klant door Tungsten Network worden gedaan.

Wat is EBPP?

EBPP staat voor 'Electronic Bill Presentment and Payment'. Dit omvat een geïntegreerde verzending van facturen ('bills'), voor presentatie en om te voldoen aan het betalingsproces.

Andere termen die worden gebruikt om EBPP te definiëren, zijn elektronische facturering of e-facturering. Deze termen hebben meestal betrekking op de 'leverancier' die de hoofdinitiatiefnemer van de dienst is. Zij sturen hun facturen via hetzelfde proces naar veel van hun klanten (kopers).

EBPP-oplossingen stellen leveranciers en klanten in staat om factuurgegevens elektronisch uit te wisselen, zodat ze voor betaling kunnen worden gepresenteerd en verwerkt. De voordelen van het gebruik van een EBPP-systeem zoals het Tungsten Network-portaal voor debiteuren- en crediteurenadministratie omvatten het verwijderen van handmatige verwerking, verbeterd zicht op de cashflow, de mogelijkheid om op tijd te betalen en toegang tot een beveiligd archief.

Wat is EIPP?

EIPP staat voor 'Electronic Invoice Presentment and Payment'. Dit is het proces waarbij klanten en leveranciers facturen uitwisselen en beheren met behulp van oplossingen zoals het Tungsten Network-portaal.

Andere termen die worden gebruikt om EIPP te definiëren, zijn elektronische facturering of e-facturering. Deze termen hebben meestal betrekking op de klanten als hoofdinitiatiefnemer van de dienst. Zij ontvangen hun facturen via hetzelfde proces van veel van hun leveranciers.

Met EIPP-oplossingen kunnen klanten en leveranciers financiële documenten elektronisch uitwisselen (niet alleen facturen, maar ook inkooporders, betalingsbewijzen, enz.) en de verwerking van deze documenten snel en veilig online beheren. De voordelen van het gebruik van een EIPP-systeem zoals het Tungsten Network-portaal voor debiteuren- en crediteurenadministratie omvatten het verwijderen van handmatige verwerking, verbeterd zicht op de cashflow, de mogelijkheid om op tijd te betalen en toegang tot een beveiligd archief.

Wat is P2P?

P2P is de afkorting van Purchase-to-Pay (of Procure-to-Pay). Dit volgt het volledige proces vanaf de aankoop van goederen door een koper totdat de betaling wordt ontvangen door de leverancier.

Veel oplossingen helpen dit proces te stroomlijnen, waaronder online aankooptools, levering van inkooporders, elektronische facturering, workflowoplossingen en elektronische betalingen.

Tungsten Network werkt samen met veel toonaangevende organisaties om de beste oplossingen in zijn klasse te bieden om aan de behoeften van alle klanten te voldoen.

Wat is het e-archief van Tungsten Network?

Tungsten Network slaat elke factuur die is ingediend via het e-factureringsnetwerk op in het factuurarchief. Alle leden van het netwerk hebben 24/7 toegang tot dit archief, via het Tungsten Network-portaal. Facturen worden in volgorde opgeslagen en zijn altijd op te zoeken. Zolang de facturen zijn opgeslagen in het e-archief, garandeert Tungsten Network de leesbaarheid ervan en dat ze zijn beveiligd tegen toegang door onbevoegden.

Met wie werkt Tungsten Network samen om naleving te waarborgen?

PricewaterhouseCoopers biedt Tungsten Network belastingadvies. Tungsten Network doet een beroep op de diensten van lokale PwC-organisaties om met de betreffende plaatselijke belastingautoriteiten te communiceren, teneinde ervoor te zorgen dat de meest up-to-date belastinginformatie in ons product is verwerkt

TrustWeaver ondertekent onze facturen digitaal. TrustWeaver levert de instrumenten die de naleving en controleerbaarheid van zakelijke documenten en processen vergemakkelijken door middel van innovatieve oplossingen, gebaseerd op elektronische handtekeningen.

U "voldoet in 48 landen aan de regelgeving" – hoe zit het met de landen waar dat niet zo is?

In dat geval kan Tungsten niet in een door TrustWeaver digitaal ondertekende rechtsgeldige elektronische factuur voorzien. In plaats daarvan biedt Tungsten een werkstroomafbeelding van de factuur, met daarop alle relevante informatie. Deze geldt echter niet als een wettelijk document voor auditdoeleinden of terugvordering van btw.

Kunnen medewerkers aan mijn account worden toegevoegd?

Ja. Navigeer naar 'Mijn account' > 'Gebruikers' > 'Gebruikers en hun rechten bekijken'. Hier kunt u nieuwe gebruikers toevoegen, hun accountmogelijkheden bepalen en indien nodig beheerdersrechten overdragen.

Kan ik verbinding maken met meer dan één klant?

Ja, uw lidmaatschap van Tungsten Network dekt meerdere verbindingen.

Kan ik mijn facturen verwijderen?

Ja, maar dit wordt niet aanbevolen omdat dan ook de payload van de klant wordt verwijderd en verwarring wordt gezaaid. De beste werkmethode is een creditnota aan te maken (via de pagina 'Factuur aanmaken') die een verrekening van de foute factuur is en die de factuur daarmee annuleert.

Kan ik mijn factuur bewerken nadat ik deze heb ingediend?

Nee. In dit geval moet u een afzonderlijke creditnota (via de pagina 'Factuur aanmaken') maken die een verrekening van de foute factuur is en die de factuur daarmee annuleert. Vervolgens moet u een nieuwe factuur met de herziene factuurgegevens aanmaken.

Accepteert Tungsten Network creditcards van American Express als vorm van betaling?

Ja. Of u nu Tungsten Network-transacties aanschaft of uw accountsaldo vereffent, Tungsten accepteert American Express. Kies bij de betaling 'Amex' als uw 'Kaarttype' en ga als gebruikelijk verder.

Accepteert Tungsten Network bankoverschrijvingen (BACS) als vorm van betaling?

Geïntegreerde leveranciers kunnen hun accounts via BACS vereffenen. Navigeer naar Mijn Bedrijf > Bedrijfsgegevens > Uw Tungsten-account en klik op BETALEN. U kunt vervolgens de opties volgen om de benodigde informatie te krijgen om via BACS te betalen.

Leveranciers die gebruikmaken van webformulieren en Tungsten Network-transacties willen kopen, kunnen niet via BACS betalen en hebben een pinpas of creditcard nodig.

Hoe kan ik voor mijn facturen een rapport downloaden?

U kunt rapporten voor uw facturen maken en downloaden door opties te gebruiken onder 'Rapportage' in het menu bovenaan de pagina. Leveranciers en klanten vinden hier verschillende rapportageopties voor verzonden en ontvangen facturen. Daar kunt u aangepaste rapporten maken.

Hoe kan ik nieuwe transacties kopen?

Leveranciers die gebruik maken van het webformulier kunnen via het Tungsten Network-portaal nieuwe transacties kopen. U vindt de pagina 'Tungsten Network-transacties kopen' in het menu 'Facturering' (hetzelfde menu met de pagina 'Factuur aanmaken').

Hoe kan ik mijn facturen opnieuw activeren?

U kunt alleen facturen opnieuw activeren die de status 'Mislukt' hebben. U kunt dit doen door naar de pagina 'Factuurstatus' in het menu 'Facturering' te navigeren (hetzelfde menu met de pagina 'Factuur aanmaken'). Kies een mislukte factuur of creditnota uit de lijst en selecteer het pictogram 'Details bekijken'. Selecteer 'FACTUUR OPNIEUW ACTIVEREN'.

Hoe accepteer ik een inkooporder?

Om een factuur te maken van een inkooporder (Purchase Order, PO), moet u uw inkooporders accepteren door de onderstaande stappen te volgen:

1. Log in op uw account.
2. Selecteer 'Mijn PO's' in het gedeelte 'Mijn PO-samenvatting', klik op 'Nieuw'.
3. Zoek/selecteer de PO van de klant die u wilt factureren, klik op het groene vinkje ☑.
4. Controleer uw PO voordat u op 'PO accepteren' klikt.
5. Zodra uw PO is geaccepteerd, kunt u vanuit dit PO-nummer een factuur aanmaken. U moet de rest van de gegevens invullen voor uw factuur.

Hoe voeg ik een klant-alias/klantcode/klant-ID toe?

Volg de onderstaande stappen om een nieuwe klant-alias toe te voegen:

  1. Meld u aan bij uw account
  2. Ga naar 'Klanten' en klik op 'Klantrelaties'
  3. Kies uw klant en klik op het bewerkingspictogram naast uw klant om een klant-alias toe te voegen en op te slaan

Houd er rekening mee dat ons systeem hoofdlettergevoelig is en alle ID's/klant-aliassen uit uw bestand zal lezen zoals deze in uw account zijn ingevoerd, wanneer deze worden geüpload.

Hoe voeg ik een nieuwe gebruiker toe aan mijn account op het Tungsten Network-portaal?

Volg de onderstaande stappen om een nieuwe gebruiker aan uw account op het Tungsten Network-portaal toe te voegen:
1. Log in op uw account
2. Klik op uw bedrijfsnaam (linksboven)
3. Klik aan de linkerkant onder 'Mijn bedrijf' > 'Gebruikers' op 'Bekijk uw gebruikers en hun rechten'

Hoe verander ik mijn wachtwoord?

Volg de onderstaande stappen om uw wachtwoord te wijzigen:

  1. Log in op uw account als beheerder
  2. Ga naar Mijn account
  3. Klik op Mijn profiel
  4. Klik op Wachtwoord wijzigen

Hier kunt u uw wachtwoord wijzigen. Let op: u moet een volledige multi-factor-authenticatie doorlopen om uw wachtwoord te wijzigen.

Hoe wijzig ik de beheerder van mijn portaalaccount?

Volg deze stappen om de beheerder van uw account te wijzigen:

1. Meld u aan bij uw account (met het e-mailadres en wachtwoord van de beheerder, aangezien alleen de beheerder rechten kan overdragen)
2. Klik op uw bedrijfsnaam (linksboven)
3. Aan de linkerkant onder 'Mijn bedrijf' > 'Gebruikers' klik op 'Bekijk uw gebruikers en hun rechten'
Op deze pagina kunt u gebruikers bewerken/verwijderen of beheerdersrechten 'overdragen'.

Hoe controleer ik de status van mijn factuur?

De pagina voor de status van uw facturen laat zien waar uw factuur is en wat de volgende stap is. Van sommige klanten krijgen we echter geen statusgegevens, dus het kan voorkomen dat uw factuur niet vermeld staat in de onderstaande statussen. De afbeelding van de workflow op de pagina's met de status van facturen vertelt u meer zodra er meer informatie beschikbaar komt.

De volgende statussen zijn mogelijk:

Verstuurd: Deze status is alleen van toepassing op facturen die verstuurd zijn via de pagina 'Factuur aanmaken'. Na verzending wordt de factuur geregistreerd en blijft deze status totdat deze wordt verwerkt
Geaccepteerd: De factuur is met succes verwerkt en wacht op levering aan de koper
Mislukt: De factuur is niet gevalideerd. Dit wordt meestal veroorzaakt door een verwerkingsfout of door ontbrekende gegevens die noodzakelijk zijn voor het systeem, het land of de klant
Geweigerd: Uw klant heeft de factuur geweigerd. Als uw klant meer informatie heeft verstrekt, zal die in het gebied van de factuurstatus worden weergegeven wanneer u deze factuur controleert
Uitzondering: Uw klant heeft aangegeven dat er een probleem kan zijn met de factuur. Als uw klant meer informatie heeft verstrekt, zal die in het gebied van de factuurstatus worden weergegeven wanneer u deze factuur ontvangt
Afgeleverd: De factuur is afgeleverd bij de klant. Als de klant de factuurstatusdienst niet heeft, zult u geen verdere updates over deze factuur ontvangen

Hoe maak ik verbinding met andere klanten?

Verbindingen kunnen in het Tungsten Network-portaal worden gemaakt. Rechts van het beginscherm is een zoekveld waarin u klanten kunt zoeken. Typ de naam van uw klant in dit veld, zoek en selecteer uw klant uit de lijst. U kunt ook naar de pagina Verbinden met Klanten gaan via de menutabbladen (Klanten> Maak verbinding met een klant) of u meldt zich gewoon aan bij het portaal en voert deze link in de adresbalk in: https://portal.tungsten-network.com/Forms/Registration/AddCustomer

Hoe kan ik verbinding maken met nieuwe klanten?

Om een nieuwe klant aan uw klantenlijst toe te voegen, hebben we het Tungsten Network-accountnummer van uw klant nodig. Het is vergelijkbaar met uw eigen accountnummer (begint ook met AAA).

Volg deze stappen om het klantnummer van uw klant te vinden:
1. Log in op uw account.
2. Klik op het tabblad 'Klanten' en klik op 'Verbinding maken met een klant'.
3. Type de naam van uw klant in het veld en kies de juiste zodra er namen in het keuzemenu verschijnen.
4. Klik als u klaar bent op Verbinden. Dit stelt Tungsten automatisch op de hoogte en wij gaan verder met het opzetten van de relatie. Nadat de verbinding tot stand is gebracht, ontvangt u een e-mail en kunt u beginnen uw e-facturen naar uw klant te sturen.

Hoe maak ik een factuur/creditnota aan in het Tungsten Network-portaal?

Om een factuur aan te maken, moet u deze eenvoudige stappen volgen:

    1. Ga naar het menu en selecteer 'Facturen > Factuur maken'.
    2. Selecteer uw klant, kies het type document dat u wilt creëren (factuur, creditnota of factuur van PO).
    3. Voer uw factuurnummer in en klik op de knop 'Maken'.
    4. U wordt vervolgens naar een nieuwe pagina geleid waar u uw factuurregelitems kunt indienen. Daarnaast kunt u een factuur aanmaken door een bestelling te converteren indien uw klant de functie PO omzetten heeft voorzien. Als uw klant PO's niet kan omzetten, moet u de bovenstaande stappen volgen.
    5. U kunt de interactieve gids (een 'I'-pictogram) in de hoek linksonder in de startpagina gebruiken om u te begeleiden bij het maken van facturen/creditnota's.
Hoe download ik een factuur-pdf van Tungsten Network?

Dit wordt één maand voordat uw account moet worden betaald naar uw contactpersonen voor facturering gestuurd. U vindt deze ook in het Tungsten Network-portaal. Navigeer naar Mijn Bedrijf > Bedrijfsgegevens > Uw Tungsten-account.

Hoe weet ik of mijn factuur is geaccepteerd?

U vindt deze informatie op de pagina 'Factuurstatus' onder het menu 'Facturering' (hetzelfde menu met de pagina 'Factuur aanmaken').

Facturen met Tungsten Network:

  • Verzonden – uw factuur wordt binnenkort verwerkt
  • Geaccepteerd – Tungsten Network heeft uw factuur verwerkt en gevalideerd
  • Afgeleverd – de factuur kan worden opgehaald

Facturen met uw klant:

  • Ontvangen – de klant heeft de factuur opgehaald en in zijn systeem ingevoerd
  • Goedgekeurd – de klant heeft betaling van de factuur goedgekeurd
  • Betaald – de klant heeft de factuur betaald

Uitzonderingen:

  • Mislukt – Tungsten Network heeft geprobeerd uw factuur te verwerken, maar de validatie is mislukt
  • In de wacht – De factuur is in afwachting van het voltooien van een standaard goedkeuringsproces. Er is op dit moment geen actie vereist van de leverancier op dit
  • Geweigerd – de klant heeft de factuur geweigerd
  • Uitzondering – de klant heeft aangegeven dat er een probleem met de factuur zou kunnen zijn
Hoe beheer ik mijn contacten in het portaal?

Volg de onderstaande stappen om uw contacten te beheren:
1. Log in op uw account
2. Klik op uw bedrijfsnaam (linksboven)
3. Klik aan de linkerkant onder 'Mijn bedrijf' > 'Contacten' op 'Uw contacten bekijken en beheren'

Hoe wijzig ik de toegangsrechten van mijn gebruikers?

Volg onderstaande stappen om toegang te krijgen tot alle opties van uw account:

1. Meld u aan bij uw account als Beheerder
2. Ga naar Mijn account
3. Klik op Mijn bedrijf
4. Klik op Gebruikers
5. Klik op Bekijk gebruikers en hun rechten
6. Zoek de relevante naam in de lijst met gebruikers
7. Klik op het bewerkingspictogram naast uw naam
8. Werk alle details bij en vink het vakje 'Login bij Tungsten Network toestaan' aan
9. Sla de wijzigingen op
10. Scroll omhoog en klik op het tabblad Toegangsrechten.
Hier kunt u alle opties selecteren die u beschikbaar wilt hebben.

Hoe kan ik een supportticket aanvragen?

Volg de onderstaande stappen om een supportticket aan te vragen:
1. Meld u aan bij uw portaal
2. Ga naar Help & Support
3. Klik op 'Open een supportticket'

Hoe verwijder ik een mislukte factuur uit mijn account met geïntegreerde oplossing?

De enige manier om een 'mislukte' factuur te corrigeren, is door een gecorrigeerde versie van de factuur opnieuw in te dienen met hetzelfde factuurnummer. Het vorige document wordt overschreven.

Als u niet wilt dat de mislukte factuur in uw rapportage verschijnt, kunt u de factuur openen en op de knop 'Niet meer volgen' klikken. Dit verandert de status van de factuur niet, maar voorkomt dat deze in uw statistieken wordt weergegeven.

Hoe kan ik beheerdersrechten overdragen?

Houd er rekening mee dat alleen de beheerder (en Tungsten) rechten kan overdragen. Gebruikers kunnen dit niet.

Volg de onderstaande stappen om de beheerdersrechten van een account te wijzigen:

  1. Log in op uw account (gebruik het e-mailadres en wachtwoord van de beheerder)
  2. Klik op uw bedrijfsnaam (linkerbovenhoek)
  3. Klik aan de linkerkant onder 'Mijn bedrijf' > 'Gebruikers' op 'Bekijk gebruikers en hun rechten'

Op deze pagina kunt u gebruikers bewerken/verwijderen of beheerdersrechten 'overdragen'

Hoe werk ik de gegevens van een betalingsaccount bij?

Volg de onderstaande stappen om de gegevens van uw overboekingsaccount op uw account bij te werken:

  1. Meld u aan bij uw account
  2. Klik op uw bedrijfsnaam in de linkerbovenhoek
  3. Klik aan de linkerkant onder 'Mijn bedrijf' > 'Factuurgegevens' op 'Betalingsgegevens'

Op deze pagina kunt u uw betalingsgegevens bijwerken.

Hoe bekijk en beantwoord ik mijn tickets?

Wanneer u met de muis op het tabblad 'Help en support' in de rechterbovenhoek gaat staan, wordt het menu uitgerold – selecteer 'Tickets bekijken'. Uw actieve verzoeken verschijnen in een lijst. Gebruik het pictogram 'Bekijken' om de verzoeken te bekijken en beantwoorden.

Hoe kan ik informatie aan mijn Tungsten Network-account toevoegen of deze bijwerken?

U kunt informatie op uw Tungsten-account, zoals bedrijfsnaam, adres, uw eigen gebruikersgegevens, bankgegevens, bijwerken, of zelfs gebruikers toevoegen en verwijderen. Dit kan vanuit het portaalmenu – ga naar uw account, het menu bevindt zich in de rechterbovenhoek van de startpagina.

Ik heb een account met een geïntegreerde oplossing. Hoe voeg ik een bijlage toe aan een transactie?

Let op: niet alle klanten accepteren bijlagen. Als u de onderstaande stappen niet kunt volgen, bespreek dan met uw klant dat zij bijlagen via Tungsten Network accepteren. Elke klant heeft verschillende configuratie-, tijds- en formaatvereisten die van invloed kunnen zijn op deze stappen. Als u problemen ondervindt, kunt u een supportticket indienen bij Tungsten Network.

Volg de onderstaande stappen als u een bijlage aan uw bestand wilt toevoegen:

1. Upload het bestand waaraan u de bijlage wilt toevoegen.
2. Wacht tot het systeem het bestand verwerkt en de status 'Geaccepteerd' wordt weergegeven.
3. Klik in uw Tungsten Network-portaal op het tabblad Facturering.
4. Klik op Facturen in afwachting van bijlagen.
5. Selecteer het relevante bestand in de lijst.

Hier kunt u de bijlagen toevoegen en vrijgeven aan uw klant.

Ik heb meerdere accounts, hoe kies ik welk account een factuur verstuurt?

Nadat u op 'Factuur maken' heeft geklikt, ziet u een keuzemenu met een van uw accountnamen. Klik op het menu om het juiste account te selecteren.

Nadat u het account (AAA#) heeft geselecteerd, klikt u op 'klant' om uw klant te selecteren (als u uw klant niet in de lijst vindt en u de klanten van het andere account ziet, sluit u de lijst en klikt u op nogmaals op 'klant'). Als het goed is ziet u een grotere lijst met daarin ook uw extra klanten. Klik onderaan de lijst op 'volgende' voor de volgende pagina van de klantenlijst.

Ik heb een verzoek verzonden om mijn factuur te verwijderen, maar heb geen bevestiging ontvangen. Wat moet ik doen?

Houd er rekening mee dat niet alle klanten het verwijderen van facturen toestaan. Sommigen vereisen dat u in plaats daarvan creditnota's afgeeft. Mogelijk moet u overleggen met uw klant om ervoor te zorgen dat u facturen uit ons systeem kunt verwijderen.

Als u wilt dat een factuur wordt verwijderd, hebben we de schriftelijke bevestiging van uw klant nodig met de specifieke facturen die moeten worden verwijderd.

Gelieve een supportticket aan te vragen zodra u de bevestiging heeft ontvangen, zodat we kunnen doorgaan met verwijderen. Voeg de bevestiging bij het ticket.

Ik heb mijn factuur opnieuw geactiveerd, waar kan ik deze vinden?

Wanneer u uw factuur of creditnota opnieuw activeert, verschijnt er een groen meldingsveld waarin staat dat uw factuur opnieuw is geactiveerd – dit bevat een link waarmee u naar de nieuwe locatie van de factuur kunt navigeren.

U kunt de factuur ook vinden en bewerken in de lijst 'Opgeslagen facturen' op de pagina 'Factuur aanmaken'.

Is het afdrukken of bewaren van papieren exemplaren van facturen vereist?

Met e-invoicing van Tungsten Network is het niet langer vereist om papieren exemplaren van uw facturen af te drukken of te bewaren. Tungsten Network stuurt de factuurgegevens niet alleen naar het boekhoudsysteem van de klant, maar verstuurt ook een digitaal ondertekende PDF die kan worden gebruikt voor workflow- en auditdoeleinden. Dit is de factuur die voldoet aan de belastingvereisten.

Tungsten Network slaat elke factuur die is ingediend via het e-factureringsnetwerk op in het factuurarchief. Alle leden van het netwerk hebben 24/7 toegang tot dit archief, via het Tungsten Network-portaal.

Mijn klant heeft mijn factuur niet ontvangen. Hoe kan ik de factuur opnieuw indienen?

Om te voorkomen dat dubbele facturen worden verzonden, is de standaardprocedure in deze gevallen het verkrijgen van een schriftelijke bevestiging van uw klant voor facturen die opnieuw moeten worden ingediend. Dan kunnen wij de facturen eenvoudig opnieuw voor u verwerken.

Controleer de status van eventuele facturen in kwestie. Als de status 'Afgeleverd' is en uw klant deze niet kan vinden/zien, moet u een supportticket indienen.

Zodra u de bevestiging van uw klant heeft ontvangen, dient u een nieuw supportticket aan te maken en de e-mail (inclusief de factuurgegevens van de facturen die niet door uw klant zijn ontvangen) bij te voegen, zodat we verder kunnen gaan met het opnieuw indienen.

Wanneer en hoe krijg ik betaald?

De betalingsdatum wordt door de klant bepaald en Tungsten weet niet wanneer de betaling zal worden geboekt. De leverancier moet deze vraag aan zijn afnemer richten.
Wat betreft hoe u wordt betaald: de klant maakt de betaling doorgaans over via de bankgegevens die de leverancier op zijn facturen plaatst.

De leverancier kan de bankgegevens ook bijwerken aan de hand van onderstaande instructies:

    1. Klik in het portaal op 'Mijn account' in de rechterbovenhoek
    2. Klik in het gedeelte 'factuurgegevens' op 'Betalingsgegevens'
    3. Klik op het tabblad 'Overmaken naar: bankgegevens'
    4. Voeg bankrekening toe/bewerk bankrekening.

Waar en wanneer krijg ik mijn facturen voor de aanschaf van transacties?

Wanneer u Tungsten Network-transacties voor een webformulieraccount koopt, wordt ter bevestiging een bericht naar het e-mailadres verzonden dat voor aanmelding bij dat account wordt gebruikt, wanneer de transacties werden aangeschaft. U ontvangt een bevestigingsbericht met een referentiecode voor de transactie.

U kunt uw transactiegeschiedenis ook bekijken door naar de pagina 'Tungsten Network-transacties kopen' in het menu 'Facturering' te gaan (hetzelfde menu met de pagina 'Factuur aanmaken). Uw aanschafgeschiedenis voor transacties vindt u in een veld aan de rechterzijde van de pagina.

Waar kan ik mijn accountnummer vinden?

Klik op uw bedrijfsnaam links bovenin het Tungsten Network-portaal, daar ziet u uw AAA-nummer onderaan de pagina Bedrijfsgegevens. U kunt ook op 'Help en support' rechts bovenin klikken. Uw AAA-nummer staat dan in het veld 'Handige informatie' dat zich aan de linkerzijde van de pagina bevindt.

Waar kan ik mijn purchase orders bekijken?

Selecteer wanneer u bij het Tungsten Network-portaal bent aangemeld 'Mijn PO's' uit het menu bovenaan de pagina.

Maakt Tungsten Network of de leverancier de factuur?

Wanneer de leverancier regelgevingen naleeft of een factuur voor services verzendt, zal Tungsten Network een wettelijke factuur aanmaken.

Leveranciers sturen hun factuurgegevens naar Tungsten Network en wij maken namens hen de wettelijke factuur aan. Tungsten stuurt vervolgens de factuur en het algemene gegevensbestand naar de klant, afhankelijk van de specifieke vereisten van de klant. Een pdf-versie van de wettelijke factuur, digitaal ondertekend door TrustWeaver, wordt vervolgens veilig opgeslagen in het Tungsten Network eArchive voor auditdoeleinden.

Als ik facturen verzend vanuit een andere staat dan de staat van waaruit mijn goederen worden verzonden, en slechts een van de staten voldoet aan de regelgevingen, kan Tungsten Network dan een wettelijke factuur maken?

Als er een discrepantie bestaat tussen de waarden voor 'factuur vanuit staat' en 'verzonden vanuit staat', heeft de staat van waaruit de goederen zijn verzonden voorrang omdat belastingvalidaties afhankelijk zijn van het veld 'verzonden vanuit staat'. Als u goederen verzendt vanuit een staat die voldoet aan de regelgevingen van e-facturering, kan Tungsten Network daarom altijd een digitaal ondertekende wettelijke factuur maken. Als de goederen niet vanuit een staat worden verzonden die voldoet aan de regelgevingen van e-facturering, kan Tungsten alleen een workflow-afbeelding van de factuur leveren.

Als ik facturen verzend vanuit een andere staat dan de staat van waaruit mijn goederen worden verzonden, welke staatsspecifieke regels zijn dan van toepassing?

Net als bij belastingvalidaties worden staatsspecifieke verplichte velden en regels bepaald door het veld 'verzonden vanuit staat', en niet door het veld 'factuur vanuit staat', indien deze velden niet overeenkomen.

India verandert zijn belastingstelsel in 2017 – hoe zal dit mijn facturering beïnvloeden wanneer de goederen- en dienstenbelasting (Goods and Services tax, GST) in India wordt geïmplementeerd?

Wanneer GST in India wordt geïmplementeerd, wordt de service van Tungsten Network bijgewerkt om het nieuwe belastingstelsel mogelijk te maken. GST betekent dat Tungsten in plaats van voor slechts acht staten digitaal ondertekende wettelijke facturen kan maken voor Indiase leveranciers in alle 29 staten.

Voldoet Tungsten Network aan de regelgevingen in alle 29 Indiase staten?

Elke staat in India heeft zijn eigen btw-wetgeving en dus door de staat bepaalde regels en voorschriften voor btw-facturen. De belastingheffing op diensten wordt echter centraal geïnd, zodat Tungsten Network in staat was om de naleving van de facturen voor diensten in het hele land te realiseren. Daarom voldoet Tungsten in alle 29 staten aan de regelgeving voor klanten die diensten- en productiefacturen sturen.

Voor klanten die goederenfacturen verzenden, voldoet Tungsten in 8 staten:

  • Chandigarh
  • Delhi
  • Himachal Pradesh
  • Karnataka
  • Maharashtra
  • Punjab
  • Rajasthan
  • West-Bengalen
Wat als leveranciers 'gemengde' facturen sturen voor zowel goederen als diensten?

Btw/CST hebben voorrang op de belastingwetgeving voor diensten. Daarom kan Tungsten Network geen digitaal ondertekende wettelijke factuur aanmaken als de factuur afkomstig is uit een niet-conforme staat of als de goederen op de factuur zijn verzonden vanuit een niet-conforme staat. In deze gevallen geeft Tungsten Network alleen een workflow-afbeelding af.

Wanneer de gemengde factuur wordt verstuurd vanuit een conforme staat en de goederen zijn verzonden vanuit een conforme staat, kan Tungsten een wettelijke factuur aanmaken.

Wat als leveranciers facturen verzenden vanuit een niet-conforme staat?

In dit geval maakt Tungsten Network in plaats van een digitaal ondertekende wettelijke factuur, alleen een workflow-afbeelding.

Welke soorten belastingen bestaan er in India?

Er zijn vier soorten indirecte belastingen in India:

  • Btw:   interstatelijke belasting op goederen – goederenfacturen
  • CST:   intrastatelijke belasting op goederen – goederenfacturen
  • CENVAT: Gecentraliseerde belasting op fabricage – productiefacturen
  • Service:   Gecentraliseerde belasting op diensten – dienstenfacturen
Kan ik een kopie van het fatturaXML-bestand krijgen?

Dit kunt u downloaden vanuit het archief van Tungsten Network.

Kan ik mijn facturen naar meer dan één SDI-tussenpersoon sturen?

Het is gebruikelijk dat bedrijven meer dan één tussenpersoon hebben, maar het is van cruciaal belang dat elke factuur slechts één keer wordt ingediend. Om te voorkomen dat dubbele facturen worden gemaakt, moet u ervoor zorgen dat alle facturen die via Tungsten Network worden verzonden, niet ook naar een andere tussenpersoon worden verzonden, en omgekeerd.

Neem contact op met [e-mail beschermd] voor informatie over het verzenden van al uw facturen via één serviceprovider.

Kan Tungsten Network grensoverschrijdende facturen naar de SDI sturen?

Het is niet wettelijk verplicht om grensoverschrijdende facturen naar de SDI te sturen. Daarom zullen we deze facturen niet standaard naar de SDI sturen, maar de complete debiteurenoplossing van Tungsten Network kan dit ondersteunen.

Neem contact op met [e-mail beschermd] voor informatie over het verzenden van al uw facturen via één serviceprovider.

Kunnen we Tungsten Network gebruiken om facturen te verzenden naar andere landen?

Ja. Blijf op de gebruikelijke manier facturen naar andere landen verzenden via Tungsten Network. Wij zorgen ervoor dat uw klanten deze normaal blijven ontvangen.

Moet ik het speciale archief van Tungsten Network gebruiken?

Het speciale archief voldoet aan de specifieke regelgeving in Italië, dus Tungsten Network vindt het raadzaam om u aan te melden, maar het is uw keuze. Voor leveranciers die geen afbeeldingen van facturen willen, worden afbeeldingen alleen opgeslagen in het standaard archief van Tungsten Network.

Moet ik facturen sturen naar zowel Tungsten Network als de SDI?

Nee, Tungsten Network is een geregistreerd tussenpersoon van de SDI en stuurt namens u alle binnenlandse facturen in Italië naar de SDI. Om te voorkomen dat er dubbele facturen worden aangemaakt, dient u alleen facturen bij uw klant in te dienen via Tungsten Network.

Tungsten Network heeft de bijgewerkte Algemene Voorwaarden al naar uw bedrijf gestuurd. Als u een kopie van de bijgewerkte versie wilt, stuur dan een e-mail naar [e-mail beschermd] en we zullen u een Italiaanse of Engelse versie toesturen.

Verwacht mijn klant dat ik doorga met het verzenden van facturen via Tungsten Network?

Ja. Tenzij uw klant uitdrukkelijk anders heeft aangegeven, blijft u uw facturen verzenden via Tungsten Network. Tungsten Network biedt functies en efficiëntie die niet beschikbaar zijn voor uw klant als u een ander proces gebruikt.

Creëert Tungsten Network opeenvolgende factuurnummers?

Tungsten Network ondersteunt opeenvolgende factuurnummers, maar we verstrekken deze niet. De leverancier geeft het factuurnummer op, maar Tungsten Network staat geen dubbele nummers toe.

Hoe weet ik of de SDI mijn factuur heeft geaccepteerd of afgewezen?

U kunt de status van uw facturen op de gebruikelijke manier bekijken op de pagina Factuurstatus.

Wat zijn de voor- en nadelen van factureren via Tungsten Network ten opzichte van alternatieve providers of rechtstreeks factureren aan de SDI?

Tungsten Network is meer dan een tussenpersoon voor de SDI. We bieden een volledige elektronische facturatiedienst met functies en een efficiëntie die niet beschikbaar zijn voor u of uw klant als u een ander proces gebruikt.

Raadpleeg de onderstaande tabel voor een overzicht van de voordelen van het verzenden van uw facturen via Tungsten Network in plaats van deze rechtstreeks naar de SDI te sturen.

Direct naar SDI

Tungsten Network

Factuurvalidatie specifiek voor uw klant
Validaties om ervoor te zorgen dat uw factuur voldoet aan de regelgevingen
Factuurstatusservice via het Tungsten Network-portaal
Gegevens rechtstreeks in uw ERP-systeem
Purchase orders omzetten in facturen
Opties die bij uw bedrijf passen: online webportaal of directe integratie
Is mijn account klaar voor gebruik?

Ja. Ga door met het verzenden van facturen op de gebruikelijke manier. Neem bij problemen contact op met de ondersteuningsafdeling.

Zijn er risico's verbonden aan het hebben van meer dan één tussenpersoon?

Zolang er geen dubbele facturen zijn, loopt u geen risico. Om te voorkomen dat dubbele facturen worden gemaakt, moet u ervoor zorgen dat alle facturen die via Tungsten Network worden verzonden, niet ook naar een andere tussenpersoon worden verzonden, en omgekeerd.

Neem contact op met [e-mail beschermd] voor informatie over het verzenden van al uw facturen via één serviceprovider.

Is Tungsten Network geregistreerd als SDI-tussenpersoon?

Ja, Tungsten Network is geregistreerd als gerechtelijke tussenpersoon van de SDI.

Mijn Tungsten Network-klant heeft me een bestemmingscode gegeven. Kan ik de facturen gewoon naar een andere provider sturen en deze code vermelden?

Zoals hierboven beschreven, verwacht uw klant, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, dat u doorgaat met het verzenden van facturen via Tungsten Network. Tungsten Network biedt functies en efficiëntie die niet beschikbaar zijn voor uw klant als u een ander proces gebruikt.

Wat gebeurt er als ik ervoor kies om me af te melden voor het archief van Tungsten Network?

PDF-afbeeldingen van uw factuur worden opgeslagen in het standaard archief van Tungsten Network. U moet deze ook archiveren in overeenstemming met de Italiaanse fiscale regelgevingen.

Wat is er fiscaal veranderd sinds 1 januari 2019?

Sinds 1 januari 2019 moeten alle binnenlandse facturen in Italië ter validatie worden ingediend bij de SDI. Tungsten Network is een geregistreerd tussenpersoon van de SDI en is wettelijk verplicht om uw facturen ter validatie voor te leggen aan de SDI.

Tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven, verwacht uw klant dat u op de gebruikelijke manier facturen blijft indienen via Tungsten Network. Om te voorkomen dat er dubbele facturen worden aangemaakt, dient u alleen facturen bij uw klant in te dienen via Tungsten Network.

Wat is er op technisch gebied veranderd sinds 1 januari 2019?

Er zijn geen technische wijzigingen van toepassing op de manier waarop u facturen indient via Tungsten Network. Tungsten Network stuurt uw facturen ter validatie naar de SDI, maar er zijn op technisch gebied geen veranderingen voor u.

Neem bij problemen contact op met de ondersteuningsafdeling.

Wat is het speciale archief van Tungsten Network in Italië?

Het speciale archief slaat een digitaal ondertekende factuurafbeelding in PDF op in het TrustWeaver-archief om te voldoen aan specifieke voorschriften in Italië, die op 11 april 2017 van kracht zijn geworden.

Facturen worden verzameld in het eerste weekend van elke maand, waarna de gebruiker ze kan zien in het speciale archief. Gebruik van het speciale archief wordt in rekening gebracht tegen standaard archiveringstarieven.

Waarom stuurt Tungsten Network mijn facturen naar de SDI?

Tungsten Network is wettelijk verplicht om een belastingconforme e-factuur te maken voor elke binnenlandse transactie die het bedrijf verwerkt. Dit maakt deel uit van de Algemene Voorwaarden die u heeft ondertekend bij het registreren van uw Tungsten Network-account.

Sinds 1 januari 2019 moeten binnenlandse facturen in Italië worden aangemaakt als fatturaXML en ter validatie naar de SDI worden gestuurd, daarom volgt Tungsten Network dat specifieke proces.

Tungsten Network heeft de bijgewerkte Algemene Voorwaarden al naar uw bedrijf gestuurd. Als u een kopie van de bijgewerkte versie wilt, stuur dan een e-mail naar [e-mail beschermd] en we zullen u een Italiaanse of Engelse versie toesturen.

Genereert Tungsten Network mijn CFDI of moet ik een eerder gegenereerde CFDI uploaden?

De PAC-provider maakt het juridische CFDi-document aan in overeenstemming met de vereisten van de Mexicaanse belastingdienst. Network creëert de CFDi niet, we verifiëren enkel de individuele elementen van het juridische document.

Hoe kan ik mijn gegevens verzenden naar Tungsten Network?
  • Leveranciers die Webformulier gebruiken, uploaden hun CFDi-XML naar het Tungsten Network-portaal op de pagina 'Factuur maken'. Deze leveranciers moeten dan handmatig koperspecifieke velden invullen. (De addenda)
  • Leveranciers die gebruik maken van de Geïntegreerde oplossing sturen hun CFDi-gegevens rechtstreeks vanuit hun boekhoudsystemen naar Tungsten Network. Deze leveranciers moeten vervolgens addenda-gegevens verstrekken  – dit is een niet-fiscaal gedeelte van de CFDi dat klantspecifieke vereisten bevat.
Hoe wordt een CFDi gevalideerd?

Webformulier:

Wanneer een CFDi is ingediend, wordt het gebruikelijke Tungsten Network-proces gevolgd, waarin de leverancier een e-mailbevestiging en portaalupdate ontvangt, en als de factuurgegevens worden gevalideerd, wordt een transactienummer aangemaakt.

Tegelijkertijd wordt voor Buzón e een bestand gegenereerd dat alle landspecifieke informatie bevat (leverancierscodes, bedrijfsnamen, adressen, betalingsgegevens, enz.).

Ten slotte creëert en levert Tungsten de payload (werkstroomafbeelding en gegevensbestand) aan de klant, en Buzón e genereert de wettelijke factuur, welke in het e-archief van Tungsten Network wordt opgeslagen en 24/7 beschikbaar is wanneer de klant voor de archiefservice kiest.

Geïntegreerd:

Buzón e valideert CFDi's in eerste instantie en zorgt ervoor dat het document aan de eisen van de Mexicaanse belastingautoriteit voldoet.

Daarna voert Tungsten Network aanvullende validatiechecks uit die met de factureringsvereisten van de relevante klant overeenkomen.

Wanneer aan beide series validatiechecks is voldaan, creëert en levert Tungsten de payload (werkstroomafbeelding en gegevensbestand) aan de klant, en Buzón e genereert de wettelijke factuur, welke in het e-archief van Tungsten Network wordt opgeslagen en 24/7 beschikbaar is wanneer de klant voor de archiefservice kiest

Wat zijn de vereisten voor e-facturering voor Mexico?

Alle facturen van leveranciers gevestigd in Mexico op Tungsten Network moeten in een specifiek elektronisch formaat worden aangemaakt: CFDi. CFDi's worden aangemaakt door geautoriseerde externe serviceproviders, ook wel PACs genoemd.

Volgens de belastingvereisten in Mexico zijn klanten die CFDi's van dergelijke leveranciers ontvangen verplicht om te bevestigen dat ze in een geldig CFDi-formaat zijn verstrekt, gegenereerd door een geautoriseerde PAC, namens een niet op de zwarte lijst geplaatste leverancier. In het geval van een audit moeten ze ook kopieën van de CFDi verstrekken met een kruisverwijzing naar elke transactie die is geboekt in hun boekhoudsysteem (AP).

Wat is een CFDi?

Een elektronisch factuurbestand gemaakt door een PAC dat voldoet aan de huidige eisen van de Mexicaanse belastingdienst. Alle facturen die door leveranciers in Mexico zijn verzonden, moeten in CFDi-indeling worden aangemaakt. Het bestand bevat twee integrale, unieke soorten gegevens:

  1. Digitaal certificaat (CSD) – de juridisch vertegenwoordiger van de verkoper moet een digitale handtekening (FIEL) verkrijgen bij het lokale belastingloket. Hiermee kunt u vervolgens online een digitaal certificaat aanvragen op de website van de betreffende belastingdienst. Uw PAC-provider zal dit gebruiken om elk CFDi-factuurdocument dat ze maken te ondertekenen.
  2. Fiscaal folionummer (UUID) – de PAC-provider specificeert voor elke transactie een unieke transactie-ID.
Wat is een PAC?

Een externe serviceprovider die is geregistreerd bij de Mexicaanse belastingdienst en gemachtigd is om CFDis te valideren namens leveranciers door een UUID en een wettelijke stempel te verstrekken. Buzón e is de PAC-provider die CFDis op Tungsten Network verifieert.

Wat is een UUID?

Een unieke verwijzing naar een transactie, toegevoegd door de PAC en geregistreerd bij de Mexicaanse belastingdienst.

Kan ik inkooporders verzenden of ontvangen via het Tungsten Network?

Naast elektronische facturering faciliteert Tungsten Network ook de uitwisseling van gegevens van inkooporders. Klanten kunnen hun inkooporders via Tungsten Network naar hun leveranciers sturen. Na ontvangst kan de leverancier de PO accepteren of weigeren en direct omzetten in een factuur.

Daarnaast kan een klant kiezen voor factuurvalidatie. Dit zorgt ervoor dat de factuurgegevens overeenkomen met de gegevens op de inkooporder die via het Tungsten Network-portaal is ingediend.

Moet ik nieuwe hardware of software implementeren om e-facturering te gebruiken?

Nee. Als u het Tungsten Network-portaal gebruikt, hoeft u niet te investeren in extra software of hardware. Daarnaast beheren de implementatie- en mappingteams de integratie voor u. Ze werken samen met u en de bestaande boekhoudsystemen en gegevensbestanden van uw leveranciers of klanten om een soepele overgang te garanderen.

Hoe kunnen kleine leveranciers ook e-facturering gebruiken?

Met e-facturering van Tungsten Network kunnen ook kleine leveranciers elektronische facturen versturen. Leveranciers die niet over een factureringssysteem beschikken of niet genoeg facturen sturen om een geïntegreerde oplossing te rechtvaardigen, kunnen het webformulier gebruiken. Dit is 24/7 toegankelijk via het Tungsten Network-portaal. Leveranciers kunnen inloggen hun account en hun e-factuur online aanmaken. De gegevens worden via het Tungsten Network aan hun klanten verstrekt en ondergaan dezelfde controles als bij de geïntegreerde oplossing.

Klanten die het webformulier gebruiken, profiteren nog steeds van rapportage, ondersteuning en toegang tot het factuurarchief via het beveiligde online portaal.

“Als klein bedrijf is het van cruciaal belang dat we snel worden betaald, iets wat Tungsten Network mogelijk maakt, doordat we weten dat onze facturen met succes zijn afgeleverd en door onze klant worden verwerkt. Het online indienen van facturen via Tungsten Network is eenvoudig en veilig en het helpt ons om een van onze gewaardeerde klanten tevreden te houden.” Oprichter Glenammer, Engineering L

Hoe verschilt e-facturering van Tungsten Network van EDI?

Sommige van uw klanten of leveranciers gebruiken EDI mogelijk al om factuurgegevens te verzenden of te ontvangen.

EDI biedt een snel en veilig formaat, maar: het is sterk afhankelijk van standaarden (die de leverancier mogelijk niet ondersteunt); vereist mapping door de leverancier (wat moeilijk en duur is); en is niet beschikbaar voor alle bedrijven.

Bovendien is EDI een 'point to point'-verbindingstechnologie, wat betekent dat de klant met elk van zijn leveranciers afzonderlijk moet communiceren. Het Tungsten Network-portaal is daarentegen een 'many to many' e-factureringsnetwerk, wat betekent dat klanten en leveranciers maar één keer verbinding hoeven te maken met Tungsten Network, ongeacht het aantal entiteiten waarmee ze transacties uitvoeren.

Met elektronische facturering van Tungsten Network hoeven leveranciers geen dure mappingsoftware aan te schaffen. Ze kunnen vanuit hun boekhoudsysteem een factuurbestand genereren met het bestaande gegevensformaat van hun systeem. Zodra ze lid zijn geworden van Tungsten Network, kunnen leveranciers facturen verzenden naar meerdere klanten op het netwerk zonder verdere klantspecifieke wijzigingen aan te brengen, omdat het netwerk alle gegevens tussen leveranciers en hun klanten converteert.

Hoe verschilt e-invoicing van Tungsten Network van OCR en scannen?

Echte e-facturering stelt elke leverancier in staat om gegevens van hun boekhoudsysteem naar het boekhoudsysteem van de klant te sturen. E-facturering verwijdert de handmatige verwerking van papieren facturen.

Scannen en OCR helpen om een deel van de handmatige verwerking te verwijderen, maar in wezen maakt een computer een factuur en drukt deze op papier af, die vervolgens moet worden verwerkt om de gegevens weer op een computer te krijgen. Aangezien papieren facturen sterk verschillen in lay-out en ontwerp, kunnen sommige moeilijk leesbaar zijn. Dit maakt het voor het OCR-systeem moeilijk om leesbare gegevens te herkennen die in de computer van de klant moeten worden ingevoerd, daardoor zijn handmatige controle en soms extra handmatige invoer noodzakelijk.

Met e-facturering van het Tungsten Network worden de factuurgegevens van de leverancier gebruikt om automatisch informatie naar het boekhoudsysteem van de klant te sturen en een digitaal ondertekende PDF-factuurafbeelding te genereren. Dit is de factuur die voldoet aan de belastingvereisten. Tungsten Network stuurt de afbeelding naar de klant zodat deze lokaal kan worden opgeslagen of voor workflowdoeleinden kan worden gebruikt. Daarnaast slaat Tungsten Network alle factuurafbeeldingen op in het factuurarchief. Deze is toegankelijk voor zowel de leverancier als de klant via het Tungsten Network-portaal.

Wat zijn Tungsten Network Global Payments?

Tungsten Network Global Payments zijn bedacht voor leveranciers die zaken doen in het buitenland. Tungsten is een samenwerking aangegaan met Payoneer om leveranciers de mogelijkheid te bieden hun facturen in hun eigen valuta te laten betalen in plaats van in een handelsvaluta. Tijdens de aanmelding bij Payoneer kunnen leveranciers accounts voor het VK, de VS en de EU worden toegekend. De waarde van uw facturen worden vervolgens direct in GBP, USD of EUR betaald.

Wat is e-facturering?

Elektronische facturering is de elektronische uitwisseling van factuurgegevens van de computer van een leverancier naar de computers van klanten zonder dat er papieren documentatie nodig is. De elektronische factuur fungeert als btw-, belasting- en boekhouddocument en als betalingsverzoek.

Met elektronische facturering of e-facturering wordt menselijke tussenkomst of handmatige documentverwerking aanzienlijk verminderd. De gegevens worden verzonden vanuit het boekhoudsysteem van de leverancier, rechtstreeks naar de boekhoudsystemen van klanten.

Tungsten Network beheert de integratie tussen de boekhoudsystemen en Tungsten Network. Leveranciers sturen factuurgegevens in een overeengekomen formaat. Vervolgens wordt het vertaald, aangevuld, gevalideerd en digitaal ondertekend voordat het naar het boekhoudsysteem van de klant wordt gestuurd, in het door hen gewenste gegevensformaat. Er hoeft geen extra hardware of software te worden geïmplementeerd.

Voor kleinere leveranciers of leveranciers die een laag aantal facturen verzenden, kan het Webformulier worden gebruikt. Alles wat u hiervoor nodig heeft, is een internetverbinding en een standaard browser.

Wat is Tungsten Early Payment?

Tungsten Network Early Payment is een financieringsproduct voor vorderingen. Klanten moeten eerst individuele facturen goedkeuren die voor Early Payment beschikbaar zijn. Tungsten Network gebruikt de facturen als onderliggende zekerheid om leveranciers een voorschot op maximaal de volledige waarde van de factuur te bieden, met aftrek van een buitengewoon concurrerende korting, door in feite de onderliggende zekerheid te kopen. Wanneer de factuur betaald moet worden, betaalt de klant Tungsten dus dit bedrag. 

Wat is Tungsten ISS?

Tungsten ISS is een functie die klanten voor zichzelf en hun leveranciers kunnen inschakelen. Leveranciers kunnen in real time hun factuurstatus op het Tungsten Network-portaal opvragen. Dit biedt leveranciers gemoedsrust, want ze zijn namelijk in staat de voortgang van een factuur te volgen, van de indiening tot aan de betaling. Ook kunnen leveranciers details over (een groep) facturen opvragen en rapporten aanmaken.

Wat is Tungsten Network Analytics?

Tungsten Network Analytics is software die op basis van uw factureringsgegevens uw inkoopuitgaven analyseert. De toepassing herkent inkoopuitgavenpatronen en klanten kunnen specifieke regelniveau-informatie over elk product bekijken. De software kan vergelijkbare producten combineren en op prijs vergelijken. Het product voor uitgavenanalyse heeft drie niveaus: gratis, betaald en premium, elk met verschillende niveaus van inzicht in de uitgaven voor inkoop. De software kan de laatste campagnetrends en de activiteit van portaalgebruikers analyseren.

Wat is Tungsten Network Workflow?

Tungsten Network Workflow is a stabiele, betrouwbare, kant-en-klare oplossing voor crediteurenautomatisering. Het biedt zowel klanten als hun leveranciers automatisch PO matchen en end-to-end zichtbaarheid van facturen. Workflow voorziet daarnaast in de geavanceerde verwerking van uitzonderingen en meerdere invoermethodes, wat inhoudt dat het eenvoudig met bestaande systemen van klanten kan worden geïntegreerd.

Hoe kan ik e-facturering gebruiken om processen te stroomlijnen?

E-facturering via het Tungsten Network-portaal stroomlijnt het complexe factuurproces. Hierdoor kunnen leveranciers met hun bestaande systemen en dataformaten snel en eenvoudig factuurgegevens versturen. De koper ontvangt de gegevens rechtstreeks in zijn boekhoudsysteem, waardoor handmatige invoer niet meer nodig is. Aangezien Tungsten Network bedrijfsregels kan instellen, zoals het verplicht stellen van een inkoopordernummer, wordt er bovendien geen tijd verspild aan het zoeken naar ontbrekende informatie.

Leveranciers profiteren van het feit dat facturen sneller kunnen worden verwerkt, wat kan leiden tot eerdere betalingen. Dit verbetert niet alleen de zakelijke relaties, maar stelt bedrijven ook in staat de cashflow te beheren en onderhandelingen te voeren over snelle betalingen. Inkooporders kunnen met één druk op de knop worden omgezet in facturen, wat veel tijd kan besparen. Er is ook de mogelijkheid om volledig inzicht te krijgen in het factuurproces met de Invoice Status Service, waar u de realtime status van uw facturen kunt bekijken.

Factuurafbeeldingen worden automatisch opgeslagen in het archief van Tungsten Network, waar ze toegankelijk zijn voor klanten die archivering hebben ingeschakeld.

Kopers die ons best practice-advies hebben opgevolgd, hebben het volgende bereikt: 50% van de leveranciers uit het beoogde leveranciersbestand schrijft zich binnen zes maanden in; ROI binnen zes maanden, doorgaans binnen één jaar; en verlaagde de kosten, doorgaans met 60%.

Neem contact met ons op om te ontdekken hoe we uw processen kunnen stroomlijnen.

Wat zijn de voordelen van elektronische facturering voor mijn Debiteurenadministratie?

Het debiteurenteam profiteert van snelle en gegarandeerde factuurlevering;

  • Hiermee kunnen uw klanten facturen sneller verwerken voor betaling
  • Verspil geen tijd aan het zoeken naar 'verloren' facturen
  • Factuurstatus controleren in het Tungsten Network-portaal. Factuurvalidatie zorgt ervoor dat alle vereiste factuurgegevens de eerste keer worden ingediend
  • Gebruik van het factuurarchief om toegang te krijgen tot facturen die zijn ingediend voor rapportage- en auditdoeleinden

“Op het laagste niveau kost het elektronisch verzenden van een factuur ons minder dan het verzenden van facturen per post, maar andere voordelen zijn aantrekkelijker. Onze facturen worden gegarandeerd en snel geleverd en vragen worden sneller geregistreerd, wat als domino-effect heeft dat we zonder vertraging worden betaald.”  Financieel controleur, Poulten & Graf

Welke voordelen heeft e-facturering voor het milieu en mijn CSR-doelstellingen?

E-invoicing met Tungsten Network vervangt papier, waardoor de milieuvoordelen direct merkbaar zijn.

Naast de papierreductie wordt er geen energie meer verspild aan de distributie, opslag en afvoer van papieren facturen. Op basis van het aantal facturen dat alleen al binnen Europa wordt uitgewisseld, wordt er geschat dat er 762.383 ton papier (bijna 13 miljoen bomen) zou worden bespaard als ze elektronisch werden verzonden. Ook zou er genoeg brandstof worden bespaard om 381.000 woningen voor een jaar te laten draaien en meer dan 1,8 miljoen kubieke meter stortplaats.

Wat zijn de zakelijke voordelen van e-facturering voor leveranciers?

E-facturering biedt veel voordelen:

  • Elimineert papierverwerking, printen, enveloppen en post volledig
  • Facturen worden rechtstreeks in de systemen van klanten afgeleverd
  • Snellere factuurverwerking en goedkeuringen bieden mogelijkheden voor snellere betalingen
  • Geen verloren facturen
  • Betere rapportage en zichtbaarheid
  • Betere relaties met klanten 

Bovendien profiteren leden van het Tungsten Network van ons best practice-advies en onze expertise:

  • De enige leverancier van een echt wereldwijd netwerk
  • Het beste accountbeheer zorgt voor succes vanaf de implementatie en gedurende de gehele levensduur van het programma
  • Op maat gemaakte implementatie en mapping om ervoor te zorgen dat de bestaande systemen van zowel klanten als leveranciers integreren met Tungsten Network
  • U hoeft geen extra hardware of software te installeren, Tungsten Network biedt een volledig beheerde service

Neem contact met ons op voor meer informatie over de zakelijke voordelen van e-facturering met Tungsten Network.

Wat zijn de zakelijke voordelen van Tungsten Early Payment voor leveranciers?

Waar vroege betaling mogelijk is, hoeven leveranciers niet langer te wachten totdat uw klanten hebben betaald voor reeds geleverde diensten en/of producten. U heeft toegang tot geld dat u al verschuldigd is, maar met de vrijheid dit op het moment van uw keuze te doen. Dit vertaalt zich in een grotere controle over uw cashflow. Er bestaan talrijke zakelijke toepassingen voor een goed getimede kapitaalinjectie, bijvoorbeeld een bijzonder grote order invullen of uw eigen naderende betalingen doen.

Wat zijn de zakelijke voordelen van Tungsten Network Global Payments voor leveranciers?

Met Global Payments kunnen leveranciers de vreemdevalutakosten vermijden die zwaar op uw eindresultaat kunnen wegen. U kunt tot wel 90% op bankoverschrijvingen besparen. Payoneer is daarnaast een zeer veilige methode om betalingen te ontvangen. Wereldwijde giganten zoal Amazon en Airbnb maken ervan gebruik.

Hoe voeg ik extra klanten toe aan mijn Tungsten Network-portaal zodat ik bij hen kan factureren?

Als u meer klanten aan uw Tungsten Network-portaal wilt toevoegen, moet u de volgende stappen volgen.

Uw account in het portaal werkt voor alle Tungsten-klanten die facturen ontvangen via het Tungsten Network. Bovendien kunt u in 5 eenvoudige stappen verbinden met hen maken, allemaal binnen het portaal.

    1. Ga naar het menu en selecteer 'Klanten > Verbinding maken met een klant'.
    2. Zoek de klant die u wilt aanmaken op bedrijfsnaam of belastingnummer.
    3. Voeg indien van toepassing uw leverancierscode of een ondersteunend document toe (bijvoorbeeld een kopie van een inkooporder).
    4. Klik op 'verbinden'.
    5. De teams van Tungsten Network zullen uw verbindingsverzoek beoordelen en bevestigen met de klant. Zodra dat is gebeurd, bent u klaar om hen factureren te sturen via uw portaal.

Hoe kan ik hulp krijgen bij mijn Tungsten Network-account?

U kunt contact opnemen met ons ondersteuningsteam door een supportticket in te dienen op de startpagina van uw portaalaccount.

Ga naar het menu Help en ondersteuning in de rechterbovenhoek van de pagina en er wordt een vervolgkeuzemenu weergegeven.

Klik vervolgens op 'ticket maken' en vul alle benodigde informatie op het ticket in zodat we u beter kunnen helpen.

Hoe kan ik informatie aan mijn Tungsten Network-account toevoegen of deze bijwerken?

U kunt informatie op uw Tungsten-account, zoals bedrijfsnaam, adres, uw eigen gebruikersgegevens, bankgegevens, bijwerken, of zelfs gebruikers toevoegen en verwijderen. Dit kan vanuit het portaalmenu – ga naar uw account, het menu bevindt zich in de rechterbovenhoek van de startpagina.

Ik ben mijn aanmeldgegevens vergeten. Waar kan ik mijn wachtwoord of gebruikersnaam resetten?

Geen probleem. Onthoud dat uw gebruikersnaam het e-mailadres is dat u heeft gebruikt voor de registratie van uw account. Als u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u op 'Wachtwoord vergeten' op de inlogpagina van het portaal, waar u uw geregistreerde e-mailadres moet invoeren zodat wij u een e-mail voor het herstellen van uw wachtwoord kunnen toesturen.

Tungsten Network maakt gebruik van multi-factor-authenticatie (MFA). U wordt gevraagd om voor het ontvangen van de MFA-methode te kiezen tussen een token via een applicatie, sms of e-mail. Als u uw MFA opnieuw moet instellen, moet u contact opnemen met ons ondersteuningsteam.

Ik heb een portaalbericht ontvangen waarin staat dat ik geen transacties meer heb. Hoe kan ik meer transacties kopen en hoeveel kost dit en kan ik een factuur voor die aankoop krijgen?

Elk Tungsten Network Webformulier-account heeft standaard 52 gratis transacties per jaar. Wanneer deze transacties op zijn, moet u aanvullende transacties aanschaffen. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

    1. Ga naar het menu in uw account in de rechterbovenhoek van de startpagina.
    2. Ga naar Tungsten Network-transacties kopen onder de sectie 'Mijn bedrijf'.
    3. Selecteer de betalingsmethode en het aantal transacties dat u wilt kopen.
    4. Ga verder met de rest van de vereiste informatie.
    5. U kunt op de pagina 'Factureren' > 'Factuur aanmaken' zien hoeveel transacties u nog heeft.

Wanneer en hoe krijg ik betaald?

De betalingsdatum wordt door de klant bepaald en Tungsten weet niet wanneer de betaling zal worden geboekt. De leverancier moet deze vraag aan zijn afnemer richten.
Wat betreft hoe u wordt betaald: de klant maakt de betaling doorgaans over via de bankgegevens die de leverancier op zijn facturen plaatst.

De leverancier kan de bankgegevens ook bijwerken aan de hand van onderstaande instructies:

    1. Klik in het portaal op 'Mijn account' in de rechterbovenhoek
    2. Klik in het gedeelte 'factuurgegevens' op 'Betalingsgegevens'
    3. Klik op het tabblad 'Overmaken naar: bankgegevens'
    4. Voeg bankrekening toe/bewerk bankrekening.

Wat betekent elke factuurstatus?

De betalingsdatum wordt door de klant bepaald en Tungsten weet niet wanneer de betaling zal worden geboekt. De leverancier moet deze vraag aan zijn afnemer richten.
Wat betreft hoe u wordt betaald: de klant maakt de betaling doorgaans over via de bankgegevens die de leverancier op zijn facturen plaatst.

De leverancier kan de bankgegevens ook bijwerken aan de hand van onderstaande instructies:

    1. Klik in het portaal op 'Mijn account' in de rechterbovenhoek
    2. Klik in het gedeelte 'factuurgegevens' op 'Betalingsgegevens'
    3. Klik op het tabblad 'Overmaken naar: bankgegevens'
    4. Voeg bankrekening toe/bewerk bankrekening.

Wat gebeurt er met de factuur nadat ik deze heb ingediend via mijn Tungsten Network-portaal?

Als u na verzending een factuur wilt vinden, moet u naar het menu gaan en Facturen > Factuurstatus selecteren.

Van daaruit kunt u uw factuur terugvinden door het unieke factuurnummer in te voeren.

Eenmaal gevonden kunt u de status controleren. De standaard verwerkingsstatussen van Tungsten Network zijn: Verzonden, Geaccepteerd, Afgeleverd en Mislukt.
Als u hulp nodig heeft met de factuur in deze statussen, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam door een ticket in te dienen.

Houd er ook rekening mee dat er ook statussen na de standaard verwerkingsstatussen van Tungsten Network beschikbaar zijn, indien uw klant de factuurstatusservice ondersteunt.

Dit zijn de mogelijke aanvullende statussen: Ontvangen, Goedgekeurd, Geweigerd, Betaald, In de wacht en Uitzondering. Neem contact op met uw klant als u hulp nodig heeft met een factuur met een van deze statussen
Het is belangrijk om te onthouden dat niet alle klanten factuurstatusupdates via het Tungsten Network versturen.

Wat moet ik doen als mijn factuur is afgewezen of als ik mijn factuur/creditnota met onjuiste informatie heb ingediend?

Helaas kunt u de factuur niet wijzigen nadat deze is ingediend. U heeft een aantal mogelijkheden, afhankelijk van uw klant, dus neem contact met uw klant op om te vragen welke methode hun voorkeur geniet.

Dit zijn uw mogelijkheden:

    1. Maak een afzonderlijke creditnota aan (via de pagina 'Factuur aanmaken') als verrekening van de foute factuur en die de factuur daarmee annuleert. Vervolgens moet u een nieuwe factuur met de herziene factuurgegevens aanmaken, en met een nieuw factuurnummer. Het systeem staat geen dubbele factuur toe.
    2. Rechtstreeks contact opnemen met uw klant en uw klant vragen de onjuiste factuur te weigeren. Vervolgens moet u een nieuwe factuur met de herziene factuurgegevens aanmaken, en met een nieuw factuurnummer, aangezien het systeem geen dubbele facturen toestaat.
    3. Rechtstreeks contact opnemen met uw klant en uw klant vragen de onjuiste factuur te weigeren. Stuur ons een supportticket en voeg het afwijzingsbericht van uw klant toe om de factuur te laten verwijderen, zodat u deze opnieuw kunt indienen (met hetzelfde factuurnummer) met de herziene factuurgegevens.

Waar kan ik mijn purchase orders bekijken? Wat gebeurt er als mijn purchase order niet in mijn Tungsten Network-account staat?

Volg deze stappen om inkooporders te bekijken:

    1. Ga naar het menu 'Inkooporders'.
    2. Pas de juiste filters toe in het criteria-veld om uw inkooporder te zoeken.
    3. Klik op Mijn PO's ophalen.
    4. U kunt de details van de inkooporder bekijken door op het plus-pictogram naast het ordernummer te klikken.

Handige tip: U kunt nu de inkooporder accepteren en deze omzetten in een factuur in plaats van alle gegevens van een factuur helemaal opnieuw in te voeren. Als u de inkooporder die u nodig heeft niet ziet (en uw klant PO Convert gebruikt), neemt u contact op met uw PO-aanvrager en vraagt u hem of haar deze te uploaden naar Tungsten Network.

Houd er rekening mee dat niet alle klanten inkooporders uploaden naar Tungsten Network. Neem contact op met uw klant als u wilt weten of ze zich willen abonneren op onze inkooporderservice.

Waar kan ik een rapport creëren voor de facturen die ik heb ingediend?

Om een rapport voor ingediende facturen te creëren, moet u de volgende stappen volgen:

    1. Ga naar het menu 'Rapporten > Ingediende facturen'.
    2. Pas de toepasselijke filters toe in het criteria-veld.
    3. Klik op 'uitvoeren'.

U kunt het rapport downloaden in Excel- of CSV-indeling. U kunt ook de pdf-afbeeldingen downloaden voor de facturen in het rapport.

Maak een gratis afspraak

Wij hebben het grootste zakelijke transactienetwerk ter wereld ontwikkeld dat voldoet aan de regelgeving en ondersteunen internationale bedrijven hiermee op hun reis naar prestaties van wereldklasse.

Begin uw reis vandaag.

Maak een gratis afspraak